Penilaian Logistik pada Saat Bencana

Penting bagi setiap organisasi atau lembaga kemanuasian untuk mempertahankan bahkan meningkatkan kapasitas mereka dalam merespon pada saat bencana atau masa darurat bencana secara efektif dan tepat waktu. Biasanya, sesaat setelah terjadinya bencana (untuk bencana yang terjadinya secara mendadak) atau sesaat sebelum terjadinya bencana (untuk bencana yang diprediksi akan segera terjadi), organisasi atau lembaga kemanusiaan tersebut akan megirimkan tim penilai ke lokasi atau titik bencana, dan sangat penting untuk melibatkan atau mengikutsertakan seorang petugas logistik di dalam tim penilai agar dapat memahami bagaiamana layanan logistik akan diberikan atau dipakai.
Secara keseluruhan tujuan dari penilaian logistik adalah untuk memastikan bahwa pengaturan yang tepat dan memadai dibuat untuk merespon secara tepat waktu, efektif dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat yang terkena dampak.

Strategi peniliain biasanya dibuat untuk mejawab enam pertanyaan seperti di bawah ini:
1. Siapa – orang yang terkena dampak bencana
2. Di mana – lokasi orang yang terkena dampak bencana
3. Apa – barang bantuan apa yang sangat dibutuhkan
4. Kapan – barang bantuan tersebut harus dikirimkan / diterima oleh penerima bantuan
5. Berapa banyak – jumlah barang bantuan yang dibutuhkan
6. Bagaimana – inilah bagian logistik – bagaimana mengirimkan barang bantuan tersebut sampai ke penerima bantuan, dalam hal ini kita berbicara mengenai transportasi, juga mengenai pergudangan, bagaimana menangani/handle barang tersebut, kemasan, komunikasi dan aktifitas pendukung lainnya.

Berdasarkan enam poin di atas, kita bisa melihat bahwa bagian terpenting dari penilaian logistik saat bencana adalah untuk mengidentifikasi dampak pada infrastruktur transportasi serta infrastruktur sumber daya lainnya, misalnya bandara, pelabuhan laut atau pelabuhan sungai, jalan, jembatan, kapasitas truk lokal, sewa kendaraan, gudang, listrik dan informasi pendukung lainnya.

Penilaian logistik juga harus menyoroti kendala-kendala yang ada seperti kepadatan yang terjadi di bandara, prosedur bea cukai, masalah buruh dll.
Penilaian logistik selama masa darurat bencana akan tergantung pada skala bencana. Namun, biasanya, siklus penilaian akan meliputi:
1. Mengidentifikasi informasi apa saja yang dibutuhkan dan dari mana sumbernya
2. Mengumpulkan data dan informasi
3. Menganalisis dan menginterpretasikan data
4. Menyimpulkan dan membuat perencanaan untuk respon logistik
5. Mendesain dan memodifikasi rencana respon/tanggap darurat.

Sekilas tentang Rantai Pasokan yang Berkelanjutan (Supply Chain Sustainability)

Dalam beberapa tahun terakhir ini, hampir semua perusahaan besar mengejar inisiatif tentang keberlanjutan. Tekanan dari regulator, konsumen, karyawan dan pemegang saham membuat hampir sebagian besar perusahaan menerapkan dan meningkatkan inisiatif keberlanjutan ini di dalam sistem rantai pasokan (supply chain) mereka. Kita mungkin tahu bahwa hampir setiap perusahaan mempunyai satu divisi yang dinamakan Corporate Social Responsible (CSR). Salah satu komponen penting dalam CSR  adalah rantai pasokan yang berkelanjutan (Supply Chain Sustainability / SCS). SCS ini harus memastikan bahwa perusahaan memenuhi persyaratan dan harapan sosial, lingkungan dan ekonomi. SCS berbicara mengenai suatu hal yang lebih besar dan lebih luas daripada pengiriman, persediaan dan biaya yang biasanya merupakan fokus dari perusahaan.

Apa itu SCS ?

Supply Chain yang berkelanjutan (SCS) adalah pengelolaan lingkungan, sosial dan ekonomi, dan menggalakkan praktik tata kelola yang baik untuk seluruh siklus barang dan jasa. Tujuan dari SCS adalah untuk menciptakan, melindungi dan meningkatkan nilai lingkungan, sosial dan ekonomi jangka panjang dari semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam membawa produk dan layanan ke pasar. (Sumber: UN Global Impact)

Supply Chain yang berkelanjutan (SCS) adalah masalah bisnis yang mempengaruhi rantai pasokan atau jaringan logistik suatu organisasi dalam hal lingkungan, risiko dan biaya limbah. Ada kebutuhan yang berkembang untuk mengintegrasikan pilihan yang ramah lingkungan ke dalam manajemen rantai pasokan. (Sumber: Wikipedia)

Mengapa SCS itu penting ?

Ada berbagai alasan mengapa perusahaan harus menerapkan SCS. Alasan utama adalah untuk melaksanakan kewajiban sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku Selain itu juga untuk mendukung prinsip-prinsip internasional dalam melakukan bisnis yang berkelanjutan. Dengan menerapkan SCS, perusahaan bertindak demi kepentingan mereka sendiri, kepentingan stakeholder dan kepentingan masyarakat pada umumnya. Dalam hal ini tentu saja perusahaan akan memperoleh manfaat dengan jika menerapkan SCS. Dengan kata lain kita dapat mengatakan bahwa SCS sudah tidak lagi menjadi satu hal yang optional melainkan merupakan suatu keharusan karena SCS sangat penting  untuk keberhasilan perusahaan.

Supply Chain (Rantai Pasokan) di bidang Kemanusiaan

Dalam organisasi kemanusiaan, supply chain (rantai pasokan) pada dasarnya adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses mendapatkan barang-barang bantuan dari sumber asal ke penerima manfaat/bantuan pada waktu yang tepat. Sumber asal ini bisa dari pemasok atau dari donor. Dan di beberapa organisasi, mereka menggunakan istilah supply chain dan logistik secara bersamaan untuk menggambarkan proses yang disebutkan di atas. Biasanya logistik juga digunakan untuk menggambarkan fungsi atau divisi yang bertanggung jawab untuk mengelola proses yang ada dalam rantai pasokan/supplai tersebut.

 Pada dasarnya, supply chain dan logistik dalam bisnis atau komersial sama dengan supply chain dan logistik dalam bidang kemanusiaan, berikut ini adalah beberapa perbedaan yang signifikan:

• Permintaan yang tak terduga dalam hal waktu, lokasi geografis, jenis komoditi, serta jumlah komoditi.
• Waktu keseluruhan proses/lead time yang pendek dan permintaan secara tiba-tiba untuk sejumlah besar berbagai macam produk dan jasa.
• Resiko yang dihadapi dalam operasi kemanusiaan khususnya dalam menghadapi media global yang canggih dan perhatian khusus dari donor.
• Kurangnya sumber daya pada tahap awal khususnya dalam hal pasokan, sumber daya manusia, teknologi, kapasitas dan pendanaan. (Sumber: Balcik and Beamon, 2008)

 Komponen-komponen utama dalam supply chain kemanusiaan adalah:

• Pengadaan
• Transportasi
• Pergudangan dan inventori

Pengadaan

Pengadaan adalah aktivitas kunci dalam supply chain. Pengadaan menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan sumber asal atau pemasok, pembelian dan mencakup semua kegiatan mulai dari mengidentifikasi calon pemasok sampai dengan pengiriman barang-barang bantuan dan jasa yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan penerima manfaat.

Ada tiga prinsip penting dalam pengadaan yang berhubungan dengan kegiatan kemanusiaan:

• Transparansi: semua tahap dalam proses pengadaan harus dilakukan secara fair dan akurat serta harus didokumentasikan semua proses tersebut.
• Akuntabilitas: pertanggungjawaban kepada donor, donor biasanya mempunyai aturan-aturan tertentu yang harus diikuti ketika menggunakan dana / uang yang mereka berikan.
• Efisiensi dan efektivitas biaya: memenuhi enam hal yang tepat mengenai supply: harga yang tepat, waktu yang tepat, tepat jumlah, tepat kualitas, pengiriman ke tempat-tempat yang diperlukan secara tepat dan dari biaya yang paling efektif sumber.

Fungsi pengadaan harus menjaga dan memitigasi risiko, memahami pasar, membangun hubungan kepercayaan dengan pemasok, memenuhi kebutuhan secara tepat waktu, dan terus-menerus memantau kinerja untuk meningkatkan penyediaan layanan.

 Transportasi

Dalam konteks kemanusiaan, transportasi dapat didefinisikan sebagai pergerakan fisik barang bantuan / barang dari pemasok atau tempat asal ke pelanggan (dalam hal ini gudang organisasi kemanusiaan) atau langsung kepada penerima manfaat. Fungsi transportasi dalam rantai pasokan/supply chain adalah sangat penting untuk menjembatani antara suplai dan permintaan.

Tujuan transportasi dalam konteks kemanusiaan adalah memindahkan secara fisik barang bantuan dengan cara yang handal dan aman, tepat waktu, biaya yang efektif dan efisien ke tujuannya.

Moda transportasi yang akan digunakan dipengaruhi oleh beberapa hal:

• Jenis dan volume dari barang yang akan ditransport.
• Barang yang akan ditransport sangat diperlukan / tingkat urgensinya tinggi .
• Ketersediaan rute transportasi yang berbeda serta berbagai jenis transportasi.
• Tujuan pengiriman.
• Biaya transportasi.
• Medan/kondisi yang akan dilalui selama proses transportasi dari tempat asal ke tempat tujuan.

Pergudangan dan Inventori

Komponen ketiga adalah pergudangan dan inventori. Belakangan ini ada beberapa pendapat dari para ahli bahwa supply chain yang sempurna tidak memerlukan tempat penyimpanan/gudang lagi untuk mengurangi biaya. Namun, dalam konteks kemanusiaan, jelas ada beberapa alasan mengapa tempat penyimpanan/gudang itu diperlukan. Dalam konteks supply chain untuk bantuan kemanusiaan, ada beberapa tipe gudang ditinjau dari tanggungjawa dalam pengaturan gudang, misalnya gudang pemasok, gudang donor, gudang organisasi kemanusian dan sebagainya.

Jenis gudang berdasarkan tempat:

• Gudang komersial
• Gudang pemerintah
• Gudang transit
• Gudang berikat
• Tempat penyimpanan terbuka
• Gudang pra-fabrikasi – struktur non permanen

Peran manajemen inventori/persediaan dalam konteks kemanusiaan adalah untuk memastikan stok tersedia untuk memenuhi kebutuhan penerima bantuan bila diperlukan.

Selain ketiga komponen utama tersebut di atas, ada beberapa koponen lain dalam rantai pasokan kemanusiaan, misalnya penilaian dan perencanaan, manajemen armada, bea cukai dan lain-lain.

 

Mengelolah Gudang (I)

Di bawah ini adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan dalam mengelolah suatu gudang:

1. Membuat Rencana Kerja.

Ini adalah langkah pertama yang harus dilakukan dalam mengelola suatu gudang. Semua informasi yang terkait dengan barang yang akan diterima dan dikirim memerlukan sumber daya yang tepat dan harus dialokasikan untuk tugas-tugas sesuai kebutuhan. Volume beban kerja tentunya akan berfluktuasi atau berbeda-beda setiap hari. Contohnya, aktivitas penerimaan barang mungkin lebih tinggi dalam minggu ini dibandingkan dengan aktivitas pengiriman barang. Juga yang harus diperhatikan adalah kejadian yang tidak diperhitungkan sebelumnya, misalnya harus dilakukan pengiriman mendadak atau barang tiba di gudang tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Jika beban atau volume kerja cukup tinggi, maka kita dapat menyewa sumber daya (orang atau peralatan) untuk membantu sumber daya yang ada (permanen).

Rencana kerja sebaiknya dibuat per hari untuk memiliki alokasi sumber daya yang tepat yang diidentifikasi dan dialokasikan untuk tugas-tugas yang diperlukan. Jika barang yang akan ditangani bervariasi dalam hal cara penanganannya, maka untuk tujuan perencanaan, barang dapat diklasifikasikan ke dalam kelompok produk penanganan, hal ini bertujuan untuk menentukan alokasi sumber daya yang tepat untuk penangannya. Misalnya ada barang-barang tertentu yang bisa ditangani secara manual (diangkat / disusun) dan ada juga barang-barang yang lebih tepat dan efisien ditangani dengan memakai forklift.

Contoh bagaimana menentukan sumber daya untuk beberapa kegiatan yang biasanya dilakukan:

a. Identifikasi beban/volume kerja untuk barang masuk. Perhatikan volume jenis barang yang akan masuk per hari untuk bisa membuat rencana kerja. Jika ada barang yang masuk namun harus segera dikirimkan lagi maka barang tersebut harus disimpan terpisah dari penumpukan barang lain untuk mempermudah proses pengirimannya. Jadwal penerimaan dibuat berdasarkan jenis barang, volume, cara penanganan, cara penyimpanan dan instruksi/jadwal pengiriman.

b. Identifikasi kebutuhan tempat penyimpanan. Tempat penyimpanan untuk barang-barang yang telah dijadwalkan akan tiba di gudang harus segera dipersiapkan sebelum barang tersebut tiba. Biasanya barang-barang akan disimpan berdasarkan jenis barangnya dan cara penanganannya, misalnya:

• Barang-barang yang harus segera dikirim lagi disusun di satu tempat yang dekat dengan jalur pengiriman untuk mempermudah proses tersebut.
• Barang-barang yang harus disimpan di atas pallet disusun atau diatur di satu tempat.

c. Identifikasi beban/volume kerja untuk barang keluar. Tempat untuk pengepakan atau pengemasan ulang dan tempat pengambilan harus diatur sedemikian rupa untuk mempermudah proses pengirimannya/pengeluarannya.

2. Mengalokasikan Sumber Daya

Untuk membuat suatu kegiatan pergudangan yang efisien dan efektif maka sumber daya yang ada harus dialokasikan dengan tepat. Contohnya, jika sumber daya yang dialokasikan untuk proses pengiriman barang tidak sesuai dengan jumlah dan jenis barang yang akan dikirim maka proses pengiriman dan pengangkutan barang dari gudang akan terlambat sehingga akan mengakibatkan keterlambatan juga untuk proses transportasinya. Oleh karena itu kita harus bisa menentukan beban kerja untuk setiap kegiatan sehingga jumlah sumber daya yang disediakan dapat memenuhi tugasnya sesuai dengan waktu yang diperlukan.

Ada dua hal yang harus diperhatikan dalam pengalokasian sumber daya:

a. Menentukan kebutuhan sumber daya.

Secara umum pekerjaan di dalam gudang dapat didefinisikan sebagai:

• Penerimaan barang:  jumlah barang yang dibongkar dan diterima per jam.
• Pemindahan barang: jumlah barang yang diterima yang dipindahkan ke tempat penyimpanan per jam.
• Pemilihan barang: memilih barang yang akan dikirim per jam.
• Pengiriman barang: jumlah barang yang dimuat dan dikirim per jam.

Kebutuhan sumber daya dihitung dengan membagi jumlah pekerjaan yang harus dilakukan dalam waktu yang dibutuhkan untuk satu siklus kerja.

b. Mengalokasikan kebutuhan sumber daya.

Secara umum, sumber daya yang ada di gudang adalah karyawan gudang dan peralatan-perlatan yang ada di gudang tersebut. Namun demikian, terkadang perusahaan harus menyewa karyawan atau peralatan tambahan jika aktivitas atau volume kerja cukup tinggi. Biasanya karyawan gudang tambahan dipekerjakan untuk pekerjaan manual sedangkan peralatan yang biasa disewa adalah forklift atau pallet khusus/plastik.

Ada tiga hal yang dapat dilakukan pada tahap ini:

• Mengalokasikan sumber daya sendiri. Setelah melakukan perhitungan kebutuhan sumber daya, orang-orang/karyawan gudang serta peralatan yang dibutuhkan dialokasikan untuk tugas individu masing-masing. Sumber daya yang dialokasikan mungkin akan mencakup peralatan mekanik penanganan, pengepakan, palletisasi peralatan, operasi untuk kegiatan manual, dan sebagainya.
• Mengatur penyewaan atau kontrak sumber daya. Hal ini bisa dilakukan baik untuk karyawan maupun peralatan. Hal ini biasanya dilakukan jika volume kerja atau aktivitas gudang sangat tinggi, bisa juga untuk menggantikan sementara petugas gudang yang sedang sakit atau cuti.
• Mengatur penyewaan tenaga kerja upahan/buruh. Biasanya tenaga kerja ini tidak memerlukan keahlian khusus. Tenaga kerja ini bisa dipekerjakan secara individu atau bisa juga melalui perantara yang biasanya merupakan kepala geng dari beberapa orang buruh. Namun ada juga kelemahan jika kita mempekerjakan buruh melalui perantara antara lain harga yang ditawarkan biasanya lebih tinggi. Sedangkan keuntungannya adalah lebih mudah untuk pengaturan dan cepat untuk mendapatkan orang yang bersedia bekerja.

Merencanakan Tata Ruang Suatu Gudang

Hal utama yang harus diperhatikan ketika kita membuat atau merencanakan penggunaan ruang untuk suatu gudang adalah tempat penyimpanan barang serta area untuk penerimaan barang, pemilihan barang dan pengiriman barang.

Kita juga harus memperhatikan beberapa kegiatan pergudangan yang membutuhkan tempat atau ruang dalam gudang, antara lain:

• Tempat pemeliharaan peralatan.
• Tempat parkir.
• Tempat untuk menyimpan barang-barang yang rusak atau barang yang harus dikembalikan atau untuk karantina dan sebagainya.
• Tempat istirahat untuk para pekerja.
• Tempat untuk pencatatan atau ruang administrasi.
• Toilet dan sebagainya.

Berikut adalah beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan dalam membuat perencanaan tersebut, yaitu:

1. Ukuran tempat penyimpanan barang. Ada tiga faktor yang harus diperhatikan, yaitu:

• Tempat yang akan dipakai untuk penyimpanan barang dan peralatan.
• Lorong atau gang antar barang, untuk akses langsung ke barang.
• Jarak dinding ke barang.

Ruang yang akan dipakai untuk menyimpan barang dan peralatan akan ditentukan oleh karakteristik produk dan volume dari barang atau peralatan tersebut.

Untuk barang yang memakai palet, dimensi palet akan menjadi faktor dasar untuk pengukuran ketika barang disimpan di atas palet. Jika barang yang disimpan lebih besar dimensinya dari pada dimensi palet maka perhitungan ruang akan memakai dimensi barang tersebut.

Lebar gang tergantung pada peralatan yang digunakan dalam area penyimpanan dan metode operasi yang digunakan, manual atau menggunakan peralatan penanganan. Jika peralatan penanganan akan digunakan, lingkaran berputar dari peralatan yang digunakan untuk mengakses barang harus diperhitungkan.

2. Ukuran area penerimaan barang. Tidak ada formula spesifik untuk perencanaan area ini. Jenis dan ukuran kendaraan yang membawa barang akan menentukan apakah diperlukan tempat khusus yang memungkinkan kendaraan tersebut dapat masuk ke dalam gudang untuk melakukan proses pembongkaran atau diperlukan tempat khusus untuk pembongkaran di luar gudang. Kondisi ini akan sangat mempengaruhi besarnya ruang yang diperlukan. Tempat untuk melakukan pemilahan, kontrol kualitas dan persiapan penyusunan juga harus diperhitungkan berdasarkan jumlah barang yang akan diterima/dikirim atau yang harus ditangani setiap hari. Area khusus juga harus diperhitungkan jika ada barang yang harus diperiksa dan disimpan beberapa saat di tempat khusus itu sebelum hasil pemeriksaan keluar dan membolehkan barang tersebut disimpan atau disusun dengan barang yang lain. Peralatan yang dibutuhkan untuk penanganan barang ditentukan oleh karakteristik produk dan karakteristik beban per unit. Ukuran dari area penerimaan barang juga akan dipengaruhi oleh metode kerja terkait. Jika barang yang dibongkar dapat dipindahkan langsung ke penyimpanan maka daerah yang diperlukan tidak terlalu besar / lebih kecil daripada jika barang harus disimpan dulu di daerah penerimaan sebelum ke penyimpanan. Juga ada kemungkinan lain yaitu menggunakan ruang yang sama untuk proses pemuatan barang dari gudang. Keuntungan dari penataan  ini adalah fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan orang dan peralatan serta pengurangan jumlah ruang yang dibutuhkan di gudang. Namun ada juga kelemahannya yaitu meningkatnya resiko kemacetan jika kegiatan bongkar muat harus mengambil tempat pada saat yang sama.

3. Ukuran area pengiriman barang. Tidak ada formula spesifik untuk perencanaan area pengiriman ini. Hampir sama dengan area penerimaan barang, jenis dan ukuran kendaraan yang akan mengangkut barang akan menentukan apakah diperlukan tempat khusus yang memungkinkan kendaraan tersebut dapat masuk ke dalam gudang untuk melakukan proses pemuatan barang atau diperlukan tempat khusus untuk pemuatan barang di luar gudang. Area khusus juga harus diperhitungkan jika ada barang yang harus diperiksa terlebih dahulu sebelum dimuat ke kendaraan pengangkut. Peralatan yang dibutuhkan untuk penanganan barang ditentukan oleh karakteristik produk dan karakteristik beban per unit. Jika barang yang akan dikirim dapat langsung dimuat ke dalam kendaraan pengangkut maka daerah yang diperlukan tidak terlalu besar / lebih kecil daripada jika barang tersebut harus disimpan terlebih dahulu di daerah pengiriman sebelum diangkut ke kendaraan.

4. Ukuran area pemilihan / pemilahan / sortir barang. Jika barang yang akan diterima harus dipilah atau disortir terlebih dahulu sebelum disimpan maka area pemilahan ini dimasukkan ke dalam perhitungan kebutuhan area. Jumlah barang yang akan dipilah akan menentukan luas daerah yang diperlukan. Selain itu metoda yang akan dipakai untuk proses pemilahan juga akan menentukan luas area yang diperlukan. Termasuk jika diperlukan proses jahit menjahit atau pergantian kemasan barang, maka diperlukan area khusus untuk kegiatan ini.

5. Aliran barang serta tata letak dalam gudang. Hal-hal yang harus dipertimbangkan adalah:

• Tata letak ruang untuk semua kegiatan.
• Lokasi fisik barang di area penyimpanan (massal).
• Bagaimana barang akan mengalir ke dalam dan keluar dari fasilitas gudang.

Tujuan mendefinisikan aliran dan tata letak dalam fasilitas gudang adalah untuk mengoptimalkan efisiensi arus barang melalui operasi atau kegiatan yang berbeda.

Tahapan pergerakan barang di dalam gudang sebagai berikut:

• Penerimaan barang dan rotasi barang tersebut.
• Penyimpanan barang.
• Pergerakan barang dari tempat penyimpanan ke area pemilahan.
• Pemilihan barang termasuk pengepakan atau perakitan ulang.
• Pengeluaran atau pengiriman barang.

Sebisa mungkin pergerakan barang harus mencapai gerakan berkelanjutan melalui suatu proses dan meminimalkan jarak perjalanan dari satu tahap ke tahap berikutnya. Ada dua pilihan tata ruang yang biasanya dipakai, yaitu “through-flow” dan “u-flow”.

Keuntungan memakai u-flow:

• Karena daerah penerimaan dan pengiriman berdampingan, ruangan dapat digunakan secara fleksibel, terutama jika kegiatan ini dijadwalkan berlangsung pada waktu yang berbeda pada hari kerja. Hal ini dapat menghemat ruang secara keseluruhan.
• Demikian pula, personil dan peralatan dapat digunakan dengan cara yang fleksibel, mengurangi kebutuhan untuk sumber daya secara keseluruhan.
• Karena akses utama ke gedung hanya satu tempat, maka keamanan lebih mudah untuk dikelolah.
• Tempat untuk area penyimpanan bisa lebih besar atau banyak.

Bentuk dari through-flow seperti di bawah ini:

 

Sistem Komando dalam Tanggap Darurat Bencana

Pada situasi darurat bencana, kita sering mendengar informasi yang berbeda-beda mengenai jumlah korban dan kerusakan yang terjadi, selain itu pada pelaksaan tanggap darurat pun sering terjadi distribusi bantuan yang tidak merata, tidak adanya kerjasama antara berbagai pihak yang berkepentingan dan sebagainya. Situasi-situasi seperti ini biasanya disebabkan karena kurangnya koordinasi antar pemangku kepentingan atau instansi terkait.

Untuk menghadapi situasi tersebut di atas, diperlukan suatu sistem komando untuk mengkoordinasikan, mengendalikan, memantau serta mengevaluasi kegiatan tanggap darurat bencana.

Secara garis besar, sistem komando tanggap darurat bencana adalah suatu sistem penanganan darurat bencana yang digunakan untuk mensinergikan dan mengintegrasikan pemanfaatan semua sumber daya yang ada, baik itu sumber daya manusia, peralatan maupun dana atau anggaran.

Pembentukan sistem komando tanggap darurat biasanya dilakukan pada saat keadaan darurat yang meliputi:

1. Tahap siaga darurat. Pembentukan sistem komando pada tahap ini biasanya dilakukan untuk jenis bencana yang terjadi secara berangsur-angsur, seperti banjir atau gunung meletus. Pada tahap siaga darurat ini, pusat pengendali operasi biasanya berada pada wilayah yang bersangkutan (provinsi / kabupaten / kota).
2. Tahap tanggap darurat. Pembentukan sistem komando pada tahap ini biasanya dilakukan untuk jenis bencana yang terjadi secara tiba-tiba, misalnya gempa bumi, tsunami dan tanah longsor.
3. Transisi dari tahap tanggap darurat ke tahap pemulihan.

Pembetukan sistem komando untuk bencana yang terjadi secara tiba-tiba biasanya dilakukan  setelah melalui empat tahap di bawah ini:

1. Informasi tentang kejadian awal bencana. Informasi ini bisa didapatkan dari berbagai sumber, dengan membuat rumusan sederhana:

• Apa: jenis bencana
• Kapan: hari, tanggal, bulan, tahun, jam, waktu setempat
• Dimana: lokasi/tempat/daerah bencana
• Berapa: jumlah korban, kerusakan sarana dan prasarana
• Mengapa: penyebab terjadinya bencana
• Bagaimana: upaya apa yang telah dilakukan dan kebutuhan apa yang sangat mendesak

2. Penugasan Tim Reaksi Cepat. Dari informasi tentang kejadian awal bencana, kemudian Pemerintah atau instansi terkait biasanya langsung menugaskan Tim Reaksi Cepat (TRC) untuk segera melakukan tugas pengkajian ke lokasi bencana secara cepat dan tepat serta memberikan dukungan dalam kegiatan tanggap darurat. Hasil kajian TRC akan menjadi bahan masukan dan pertimbangan kepada Pemerintah atau instansi terkait untuk menentukan langkah selanjutnya atau untuk menetapkan status atau tingkat bencana.

3. Penetapan status atau tingkat bencana. Berdasarkan usulan sesuai point 2 di atas, maka Pemerintah akan menetapkan status atau tingkat bencana. Pada tahap ini juga terkadang Pemerintah akan menunjukkan atau menugaskan seorang pejabat sebagai Komandan Tanggap Darurat Bencana sesuai dengan status atau tingkat bencana (skala nasional atau skala daerah).

4. Pembentukan Komando Tanggap Darurat Bencana. Pemerintah dalam hal ini Presiden / Gubernur / Bupati / Walikota akan mengeluarkan Surat Keputusan pembentukan Komando Tanggap Darurat Bencana dan segera mengaktifkannya. Mobilisasi semua sumber daya juga biasanya dilakukan pada tahap ini.

Sistem Komando Tanggap Darurat ini biasanya merupakan organisasi satu komando. Mata rantai dan garis komando serta tanggung jawabnya jelas. Biasanya semua pemangku kepentingan akan dikoordinasikan dalam satu organisasi ini berdasarkan satu kesatuan komando. Organisasi ini dapat dibentuk di semua tingkatan wilayah, baik di tingkat pusat/nasional, provinsi maupun kabupaten / kota.

Secara garis besar, struktur organisasi Komando Tanggap Darurat ini terdiri dari:

1. Komandan Tanggap Darurat Bencana.

2. Wakil Komandan Tanggap Darurat Bencana.

3. Bidang Komando:

• Sekretariat
• Hubungan Masyarakat
• Keselamatan dan Keamanan
• Perwakilan instansi / lembaga / organisasi kemanusiaan

4. Bidang umum:

• Bidang Perencanaan
• Bidang Operasi
• Bidang Logistik, Peralatan dan Pengelolaan Bantuan
• Bidang Administrasi dan Keuangan

Struktur organisasi tersebut di atas bisa dipersempit atau diperluas berdasarkan kebutuhan.