Supply Chain (Rantai Pasokan) di bidang Kemanusiaan

Dalam organisasi kemanusiaan, supply chain (rantai pasokan) pada dasarnya adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses mendapatkan barang-barang bantuan dari sumber asal ke penerima manfaat/bantuan pada waktu yang tepat. Sumber asal ini bisa dari pemasok atau dari donor. Dan di beberapa organisasi, mereka menggunakan istilah supply chain dan logistik secara bersamaan untuk menggambarkan proses yang disebutkan di atas. Biasanya logistik juga digunakan untuk menggambarkan fungsi atau divisi yang bertanggung jawab untuk mengelola proses yang ada dalam rantai pasokan/supplai tersebut.

 Pada dasarnya, supply chain dan logistik dalam bisnis atau komersial sama dengan supply chain dan logistik dalam bidang kemanusiaan, berikut ini adalah beberapa perbedaan yang signifikan:

• Permintaan yang tak terduga dalam hal waktu, lokasi geografis, jenis komoditi, serta jumlah komoditi.
• Waktu keseluruhan proses/lead time yang pendek dan permintaan secara tiba-tiba untuk sejumlah besar berbagai macam produk dan jasa.
• Resiko yang dihadapi dalam operasi kemanusiaan khususnya dalam menghadapi media global yang canggih dan perhatian khusus dari donor.
• Kurangnya sumber daya pada tahap awal khususnya dalam hal pasokan, sumber daya manusia, teknologi, kapasitas dan pendanaan. (Sumber: Balcik and Beamon, 2008)

 Komponen-komponen utama dalam supply chain kemanusiaan adalah:

• Pengadaan
• Transportasi
• Pergudangan dan inventori

Pengadaan

Pengadaan adalah aktivitas kunci dalam supply chain. Pengadaan menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan sumber asal atau pemasok, pembelian dan mencakup semua kegiatan mulai dari mengidentifikasi calon pemasok sampai dengan pengiriman barang-barang bantuan dan jasa yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan penerima manfaat.

Ada tiga prinsip penting dalam pengadaan yang berhubungan dengan kegiatan kemanusiaan:

• Transparansi: semua tahap dalam proses pengadaan harus dilakukan secara fair dan akurat serta harus didokumentasikan semua proses tersebut.
• Akuntabilitas: pertanggungjawaban kepada donor, donor biasanya mempunyai aturan-aturan tertentu yang harus diikuti ketika menggunakan dana / uang yang mereka berikan.
• Efisiensi dan efektivitas biaya: memenuhi enam hal yang tepat mengenai supply: harga yang tepat, waktu yang tepat, tepat jumlah, tepat kualitas, pengiriman ke tempat-tempat yang diperlukan secara tepat dan dari biaya yang paling efektif sumber.

Fungsi pengadaan harus menjaga dan memitigasi risiko, memahami pasar, membangun hubungan kepercayaan dengan pemasok, memenuhi kebutuhan secara tepat waktu, dan terus-menerus memantau kinerja untuk meningkatkan penyediaan layanan.

 Transportasi

Dalam konteks kemanusiaan, transportasi dapat didefinisikan sebagai pergerakan fisik barang bantuan / barang dari pemasok atau tempat asal ke pelanggan (dalam hal ini gudang organisasi kemanusiaan) atau langsung kepada penerima manfaat. Fungsi transportasi dalam rantai pasokan/supply chain adalah sangat penting untuk menjembatani antara suplai dan permintaan.

Tujuan transportasi dalam konteks kemanusiaan adalah memindahkan secara fisik barang bantuan dengan cara yang handal dan aman, tepat waktu, biaya yang efektif dan efisien ke tujuannya.

Moda transportasi yang akan digunakan dipengaruhi oleh beberapa hal:

• Jenis dan volume dari barang yang akan ditransport.
• Barang yang akan ditransport sangat diperlukan / tingkat urgensinya tinggi .
• Ketersediaan rute transportasi yang berbeda serta berbagai jenis transportasi.
• Tujuan pengiriman.
• Biaya transportasi.
• Medan/kondisi yang akan dilalui selama proses transportasi dari tempat asal ke tempat tujuan.

Pergudangan dan Inventori

Komponen ketiga adalah pergudangan dan inventori. Belakangan ini ada beberapa pendapat dari para ahli bahwa supply chain yang sempurna tidak memerlukan tempat penyimpanan/gudang lagi untuk mengurangi biaya. Namun, dalam konteks kemanusiaan, jelas ada beberapa alasan mengapa tempat penyimpanan/gudang itu diperlukan. Dalam konteks supply chain untuk bantuan kemanusiaan, ada beberapa tipe gudang ditinjau dari tanggungjawa dalam pengaturan gudang, misalnya gudang pemasok, gudang donor, gudang organisasi kemanusian dan sebagainya.

Jenis gudang berdasarkan tempat:

• Gudang komersial
• Gudang pemerintah
• Gudang transit
• Gudang berikat
• Tempat penyimpanan terbuka
• Gudang pra-fabrikasi – struktur non permanen

Peran manajemen inventori/persediaan dalam konteks kemanusiaan adalah untuk memastikan stok tersedia untuk memenuhi kebutuhan penerima bantuan bila diperlukan.

Selain ketiga komponen utama tersebut di atas, ada beberapa koponen lain dalam rantai pasokan kemanusiaan, misalnya penilaian dan perencanaan, manajemen armada, bea cukai dan lain-lain.

 

Supply Chain in Humanitarian Relief

In humanitarian organizations, the terms supply chain is basically used to describe the process of getting relief items from the source to the beneficiaries in a timely manner. The source could be suppliers as well as donors. And in some organizations, they used the terms supply chain and logistics both together to describe above mentioned process. Usually logistics also used to describe the function or division who is responsible for managing the process.

Basically, the nature of supply chain and logistics in business or commercial are essentially the same with humanitarian supply chain and logistics, the following are the significant differences:

• Unpredictable demand in terms of timing, geographic location, type of commodity, quantity of commodity.
• Short lead time and suddenness of demand for large amounts of a wide variety of products and services.
• High humanitarian stakes regarding timelines in the face of sophisticated global media and the high anticipatory attention of the donors.
• Lack of initial resources in terms of supply, human resource, technology, capacity and funding. (Source: Balcik and Beamon, 2008)

 

The main components of the humanitarian supply chain are:

• Procurement
• Transport
• Warehousing and inventory

 

Procurement

Procurement is a key activity in the supply chain. The procurement involves the sourcing, purchasing and covers all activities from identifying potential suppliers of relief items and services that are needed to meet the needs of the beneficiaries. There are three important principles of humanitarian procurement:

• Transparency: all phases in the procurement process are fair and accurately documented.
• Accountability: accountability to donors who may require certain rules to be followed when using the fund/money that they have provided.
• Efficiency and cost effectiveness: meeting the six rights of supply: right price, right time, right quantity, right quality, delivery to the required places and from the most cost effective source.

The procurement function must guard and mitigate against risk, understand the market, build a trust relationship with suppliers, meet the needs in a timely manner, and constantly monitor performance to improve service provision.

Transport

In the humanitarian context, transport can be defined as the physical movement of relief items/goods from suppliers or point of origin to internal customers (in this case mainly is warehouse of humanitarian organization)  or directly to the beneficiaries. The transport component in the supply chain therefore is critical in connecting supply to demand. The aim of transport in humanitarian context is to physically move the relief items/goods in a reliable and safe manner, on time, cost effectively and efficiently to its destination.

Transport mode will depend on several factors including:

• The type and volume of items/goods to be transported.
• The urgency that items/goods are required.
• The availability of different transport routes as well as different types of transport.
• The destination to which the items/goods to be transported.
• The cost of transportation.
• The terrain through which the items/goods need to be transported.

Warehousing and Inventory

The third main component is warehousing and inventory. Recently, some of the experts said that in the perfect supply chain we do not need warehouses in order to reduce costs. In the humanitarian context, clearly there are reasons why items/goods have to be stored and why we need warehouses. In the humanitarian supply chain, there are types of responsibility to manage warehouses, e.g. supplier warehouses, donor warehouses, humanitarian organizations warehouses.

Types of warehouse space:

• Commercial
• Government
• Transit warehouse
• Bonded warehouses
• Open storage
• Pre-fabricated warehouses – non permanent structure

The role of inventory management in humanitarian context is to ensure that stock is available to meet the needs of beneficiaries when required.

 

In addition to those three main components, there are several subsidiary activities in the humanitarian supply chain, e.g. assessment and planning, fleet management, customs etc.

Back to humanitarian works!

ASEAN Response to TC Rammasun, Calabanga, Bicol Region, July 2014	Safety & Security Training @ AHA Centre HQ
With friends from WFP Manila	We are ready for One ASEAN One Response!