Mengelolah Gudang (I)

Di bawah ini adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan dalam mengelolah suatu gudang:

1. Membuat Rencana Kerja.

Ini adalah langkah pertama yang harus dilakukan dalam mengelola suatu gudang. Semua informasi yang terkait dengan barang yang akan diterima dan dikirim memerlukan sumber daya yang tepat dan harus dialokasikan untuk tugas-tugas sesuai kebutuhan. Volume beban kerja tentunya akan berfluktuasi atau berbeda-beda setiap hari. Contohnya, aktivitas penerimaan barang mungkin lebih tinggi dalam minggu ini dibandingkan dengan aktivitas pengiriman barang. Juga yang harus diperhatikan adalah kejadian yang tidak diperhitungkan sebelumnya, misalnya harus dilakukan pengiriman mendadak atau barang tiba di gudang tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Jika beban atau volume kerja cukup tinggi, maka kita dapat menyewa sumber daya (orang atau peralatan) untuk membantu sumber daya yang ada (permanen).

Rencana kerja sebaiknya dibuat per hari untuk memiliki alokasi sumber daya yang tepat yang diidentifikasi dan dialokasikan untuk tugas-tugas yang diperlukan. Jika barang yang akan ditangani bervariasi dalam hal cara penanganannya, maka untuk tujuan perencanaan, barang dapat diklasifikasikan ke dalam kelompok produk penanganan, hal ini bertujuan untuk menentukan alokasi sumber daya yang tepat untuk penangannya. Misalnya ada barang-barang tertentu yang bisa ditangani secara manual (diangkat / disusun) dan ada juga barang-barang yang lebih tepat dan efisien ditangani dengan memakai forklift.

Contoh bagaimana menentukan sumber daya untuk beberapa kegiatan yang biasanya dilakukan:

a. Identifikasi beban/volume kerja untuk barang masuk. Perhatikan volume jenis barang yang akan masuk per hari untuk bisa membuat rencana kerja. Jika ada barang yang masuk namun harus segera dikirimkan lagi maka barang tersebut harus disimpan terpisah dari penumpukan barang lain untuk mempermudah proses pengirimannya. Jadwal penerimaan dibuat berdasarkan jenis barang, volume, cara penanganan, cara penyimpanan dan instruksi/jadwal pengiriman.

b. Identifikasi kebutuhan tempat penyimpanan. Tempat penyimpanan untuk barang-barang yang telah dijadwalkan akan tiba di gudang harus segera dipersiapkan sebelum barang tersebut tiba. Biasanya barang-barang akan disimpan berdasarkan jenis barangnya dan cara penanganannya, misalnya:

• Barang-barang yang harus segera dikirim lagi disusun di satu tempat yang dekat dengan jalur pengiriman untuk mempermudah proses tersebut.
• Barang-barang yang harus disimpan di atas pallet disusun atau diatur di satu tempat.

c. Identifikasi beban/volume kerja untuk barang keluar. Tempat untuk pengepakan atau pengemasan ulang dan tempat pengambilan harus diatur sedemikian rupa untuk mempermudah proses pengirimannya/pengeluarannya.

2. Mengalokasikan Sumber Daya

Untuk membuat suatu kegiatan pergudangan yang efisien dan efektif maka sumber daya yang ada harus dialokasikan dengan tepat. Contohnya, jika sumber daya yang dialokasikan untuk proses pengiriman barang tidak sesuai dengan jumlah dan jenis barang yang akan dikirim maka proses pengiriman dan pengangkutan barang dari gudang akan terlambat sehingga akan mengakibatkan keterlambatan juga untuk proses transportasinya. Oleh karena itu kita harus bisa menentukan beban kerja untuk setiap kegiatan sehingga jumlah sumber daya yang disediakan dapat memenuhi tugasnya sesuai dengan waktu yang diperlukan.

Ada dua hal yang harus diperhatikan dalam pengalokasian sumber daya:

a. Menentukan kebutuhan sumber daya.

Secara umum pekerjaan di dalam gudang dapat didefinisikan sebagai:

• Penerimaan barang:  jumlah barang yang dibongkar dan diterima per jam.
• Pemindahan barang: jumlah barang yang diterima yang dipindahkan ke tempat penyimpanan per jam.
• Pemilihan barang: memilih barang yang akan dikirim per jam.
• Pengiriman barang: jumlah barang yang dimuat dan dikirim per jam.

Kebutuhan sumber daya dihitung dengan membagi jumlah pekerjaan yang harus dilakukan dalam waktu yang dibutuhkan untuk satu siklus kerja.

b. Mengalokasikan kebutuhan sumber daya.

Secara umum, sumber daya yang ada di gudang adalah karyawan gudang dan peralatan-perlatan yang ada di gudang tersebut. Namun demikian, terkadang perusahaan harus menyewa karyawan atau peralatan tambahan jika aktivitas atau volume kerja cukup tinggi. Biasanya karyawan gudang tambahan dipekerjakan untuk pekerjaan manual sedangkan peralatan yang biasa disewa adalah forklift atau pallet khusus/plastik.

Ada tiga hal yang dapat dilakukan pada tahap ini:

• Mengalokasikan sumber daya sendiri. Setelah melakukan perhitungan kebutuhan sumber daya, orang-orang/karyawan gudang serta peralatan yang dibutuhkan dialokasikan untuk tugas individu masing-masing. Sumber daya yang dialokasikan mungkin akan mencakup peralatan mekanik penanganan, pengepakan, palletisasi peralatan, operasi untuk kegiatan manual, dan sebagainya.
• Mengatur penyewaan atau kontrak sumber daya. Hal ini bisa dilakukan baik untuk karyawan maupun peralatan. Hal ini biasanya dilakukan jika volume kerja atau aktivitas gudang sangat tinggi, bisa juga untuk menggantikan sementara petugas gudang yang sedang sakit atau cuti.
• Mengatur penyewaan tenaga kerja upahan/buruh. Biasanya tenaga kerja ini tidak memerlukan keahlian khusus. Tenaga kerja ini bisa dipekerjakan secara individu atau bisa juga melalui perantara yang biasanya merupakan kepala geng dari beberapa orang buruh. Namun ada juga kelemahan jika kita mempekerjakan buruh melalui perantara antara lain harga yang ditawarkan biasanya lebih tinggi. Sedangkan keuntungannya adalah lebih mudah untuk pengaturan dan cepat untuk mendapatkan orang yang bersedia bekerja.