Command System in the Emergency Response

In the emergency situation, we often hear different information about number of casualties and damage, also uneven aid distribution, lack of cooperation between the various stakeholders and so on.  Situations like this are usually caused by a lack of coordination among stakeholders or related agencies.

To deal with the above situation, we need a command system to coordinate, control, monitor and evaluate emergency response activities. The command system is also known as the Incident Command System (ICS).

In general, the command system of the emergency response is a disaster emergency management system that is used to synergize and integrate the use of all available resources, human resources, equipment and funds or budget.

Or other definitions from Wikipedia:

The Incident Command System (ICS) is “a systematic tool used for the command, control, and coordination of emergency response” according to the United States Federal Highway Administration. A more detailed definition of an ICS according to the United States Center for Excellence in Disaster Management & Humanitarian Assistance is “a set of personnel, policies, procedures, facilities, and equipment, integrated into a common organizational structure designed to improve emergency response operations of all types and complexities.

Establishment of command system in the emergency response is usually done at the time of emergencies include:

1. Emergency standby (preparedness) phase. Establishment of command system at this stage is usually performed for the type of disaster that happens gradually, like a flood or volcanic eruption. At this stage, operations control center is usually located in the region concerned (provincial / district / city).
2. Emergency response phase. Establishment of command system at this stage is usually performed for the type of disaster that occurs suddenly, such as earthquakes, tsunamis and landslides.
3. Transition phase from emergency response phase to recovery phase.

Establishment of command system for the disaster that occurs suddenly is usually done after going through the following four stages:

1. Information about the initial event of disaster. This information can be obtained from various sources, to create a simple formula:

• What: type of disaster
• When: day, date, month, year, hour, local time
• Where: location/place/disaster area
• Who: number of casualties and infrastructure damage
• Why: the cause of the disaster
• How: what efforts have been made and what urgent needs

2. Assignment of Rapid Response Team. Based on the information about the initial event of disaster, the government or relevant agencies send Rapid Response Team to immediately conduct a quickly and accurate assessment also to provide the necessary support services for emergency response. The results of assessment from Rapid Response Team will be an input and consideration to the Government or related agencies to determine the next steps or to determine the status or level of disaster.

3. Determination status or level of disaster. Based on the input from Rapid Response Team (point 2 above), the government will set a status or level of disaster. At this stage the Government will also sometimes assign an officer as a Commander for Disaster Emergency Response in accordance with state or disaster level (national or regional scale).

4. Establishment of Disaster Emergency Response Command. Government in this regard the President / Governor / Regent / Mayor will issue a decree forming Disaster Emergency Response Command and immediately activate it. Mobilization of all resources is also usually done at this stage.

Emergency Command System is typically a single command organization. The chain of command and responsibilities are clearly. Usually all stakeholders will be coordinated within the organization is based on a unity of command. This organization can be formed at all levels of the region, at the central / national, provincial and district / city.

In general, basic organization structure of the Command System in the Emergency Response:

1. Incident Commander.

2. Deputy Incident Commander.

3. Command Unit:

• Secretariat
• Public Relations
• Safety and Security
• Liaison Officers from all respective stakeholders

4. General Unit:

• Planning Section
• Operations Section
• Logistics, Equipment Section
• Finance and Administration

The organizational structure above can be narrowed or expanded based on the needs.

Sistem Komando dalam Tanggap Darurat Bencana

Pada situasi darurat bencana, kita sering mendengar informasi yang berbeda-beda mengenai jumlah korban dan kerusakan yang terjadi, selain itu pada pelaksaan tanggap darurat pun sering terjadi distribusi bantuan yang tidak merata, tidak adanya kerjasama antara berbagai pihak yang berkepentingan dan sebagainya. Situasi-situasi seperti ini biasanya disebabkan karena kurangnya koordinasi antar pemangku kepentingan atau instansi terkait.

Untuk menghadapi situasi tersebut di atas, diperlukan suatu sistem komando untuk mengkoordinasikan, mengendalikan, memantau serta mengevaluasi kegiatan tanggap darurat bencana.

Secara garis besar, sistem komando tanggap darurat bencana adalah suatu sistem penanganan darurat bencana yang digunakan untuk mensinergikan dan mengintegrasikan pemanfaatan semua sumber daya yang ada, baik itu sumber daya manusia, peralatan maupun dana atau anggaran.

Pembentukan sistem komando tanggap darurat biasanya dilakukan pada saat keadaan darurat yang meliputi:

1. Tahap siaga darurat. Pembentukan sistem komando pada tahap ini biasanya dilakukan untuk jenis bencana yang terjadi secara berangsur-angsur, seperti banjir atau gunung meletus. Pada tahap siaga darurat ini, pusat pengendali operasi biasanya berada pada wilayah yang bersangkutan (provinsi / kabupaten / kota).
2. Tahap tanggap darurat. Pembentukan sistem komando pada tahap ini biasanya dilakukan untuk jenis bencana yang terjadi secara tiba-tiba, misalnya gempa bumi, tsunami dan tanah longsor.
3. Transisi dari tahap tanggap darurat ke tahap pemulihan.

Pembetukan sistem komando untuk bencana yang terjadi secara tiba-tiba biasanya dilakukan  setelah melalui empat tahap di bawah ini:

1. Informasi tentang kejadian awal bencana. Informasi ini bisa didapatkan dari berbagai sumber, dengan membuat rumusan sederhana:

• Apa: jenis bencana
• Kapan: hari, tanggal, bulan, tahun, jam, waktu setempat
• Dimana: lokasi/tempat/daerah bencana
• Berapa: jumlah korban, kerusakan sarana dan prasarana
• Mengapa: penyebab terjadinya bencana
• Bagaimana: upaya apa yang telah dilakukan dan kebutuhan apa yang sangat mendesak

2. Penugasan Tim Reaksi Cepat. Dari informasi tentang kejadian awal bencana, kemudian Pemerintah atau instansi terkait biasanya langsung menugaskan Tim Reaksi Cepat (TRC) untuk segera melakukan tugas pengkajian ke lokasi bencana secara cepat dan tepat serta memberikan dukungan dalam kegiatan tanggap darurat. Hasil kajian TRC akan menjadi bahan masukan dan pertimbangan kepada Pemerintah atau instansi terkait untuk menentukan langkah selanjutnya atau untuk menetapkan status atau tingkat bencana.

3. Penetapan status atau tingkat bencana. Berdasarkan usulan sesuai point 2 di atas, maka Pemerintah akan menetapkan status atau tingkat bencana. Pada tahap ini juga terkadang Pemerintah akan menunjukkan atau menugaskan seorang pejabat sebagai Komandan Tanggap Darurat Bencana sesuai dengan status atau tingkat bencana (skala nasional atau skala daerah).

4. Pembentukan Komando Tanggap Darurat Bencana. Pemerintah dalam hal ini Presiden / Gubernur / Bupati / Walikota akan mengeluarkan Surat Keputusan pembentukan Komando Tanggap Darurat Bencana dan segera mengaktifkannya. Mobilisasi semua sumber daya juga biasanya dilakukan pada tahap ini.

Sistem Komando Tanggap Darurat ini biasanya merupakan organisasi satu komando. Mata rantai dan garis komando serta tanggung jawabnya jelas. Biasanya semua pemangku kepentingan akan dikoordinasikan dalam satu organisasi ini berdasarkan satu kesatuan komando. Organisasi ini dapat dibentuk di semua tingkatan wilayah, baik di tingkat pusat/nasional, provinsi maupun kabupaten / kota.

Secara garis besar, struktur organisasi Komando Tanggap Darurat ini terdiri dari:

1. Komandan Tanggap Darurat Bencana.

2. Wakil Komandan Tanggap Darurat Bencana.

3. Bidang Komando:

• Sekretariat
• Hubungan Masyarakat
• Keselamatan dan Keamanan
• Perwakilan instansi / lembaga / organisasi kemanusiaan

4. Bidang umum:

• Bidang Perencanaan
• Bidang Operasi
• Bidang Logistik, Peralatan dan Pengelolaan Bantuan
• Bidang Administrasi dan Keuangan

Struktur organisasi tersebut di atas bisa dipersempit atau diperluas berdasarkan kebutuhan.