General Requirement for Choosing a Warehouse

The selection, design and management of warehouse operation depends on the purpose and operation of a company or business. Same as previous article, below are three important things must be taken into account to choose and decide what type of warehouse to be used:

1. Type of goods to be stored as well as the characteristics of the goods.

The main thing to consider is whether to goods to be stored are food or non food items or both. Key characteristics to be considered as follows:

• Volume of goods to be stored, for example in tonnage or cubic meters.
• The frequency and size of deliveries to be received at the warehouse.
• The frequency and size of dispatches to be made from the warehouse.
• General environment. It is important that the new warehouse environment provides a condition that ensures there is no deterioration in the quality of goods during the storage period.
• Temperature sensitivity, whether the goods need to be stored in a special temperature.
• Whether the goods to be stored is hazardous materials.

2. Total quantity will be stored in order to calculate total space / area required.

• The size and weight of the goods including packaging.
• Type of packaging.
• The need of space for other activities, e.g. repacking, labeling, etc.

3. The storage time requirement.

Beside all those three points above, there are also several points to be taken into consideration:

1. Taking into account about Local Legislation. It is the responsibility of warehouse manager to ensure that the operations complies with Local Regulations and Rules such as:

• Employment regulation.
• Health and safety rules.
• Rules for storage of dangerous materials.
• Rules for storage of drugs.
• Building regulations, etc.

2. Selecting a suitable location with the considerations of below factors:

• Choose a location that is close to the port or geographically closer to the factory or stores or based on the requirement. Ideally, we have to choose a location that minimizes the total time that the goods take from the source to their ultimate destinations.
• Existing building. The construction should be generally sound, no leak, and well ventilated. The inside wall should be cleaned and painted, preferably white. Check for broken windows and doors. Looks for sign of pest infestation, e.g. dropping and holes in the walls and floor. An assessment should be made to check whether the warehouse is suitable based on the requirement. It is better to select a larger space. The floor should be flat and made by a stable material, ideally concrete. The floor must be capable to support the weight of material which will be stored and applicable to the weight of vehicle that might be entered into the building. If we are going to store food, then it is better to have the building disinfected or fumigated prior the arrival of goods. Check the ownership (legal) of the building.
• Security. This very important factor for warehouse. The security perimeter of the building and warehouse compound/surrounding areas should provide adequate protections for the building, goods and vehicle also equipment in the warehouse compound.
• Site location and access. Warehouse compound should be free of flooding and access/road to the warehouse should be passed or suitable for large truck.
• Access to the services such as electricity, water, telephone links and other services required.

Pertimbangan Umum yang Diperlukan Untuk Memilih Sebuah Gudang

Pemilihan, desain dan manajemen gudang bergantung pada tujuan dan operasi atau bisnis suatu perusahaan.  Seperti pada penulisan sebelumnya, di bawah ini adalah tiga hal penting yang biasanya menjadi dasar pemilihan jenis gudang yang akan dipakai, yaitu:

1. Jenis barang yang akan disimpan serta karakteristik dari barang tersebut.

Hal utama yang harus diperhatikan adalah apakah barang yang akan disimpan adalah makanan (food) atau bukan makanan (non food items) atau kedua-duanya. Karakteristik barang yang harus diperhatikan adalah:

• Volume dari barang yang akan disimpan, contohnya apakah dalam bentuk tonase atau kubikasi.
• Frekuensi dan ukuran atau banyaknya pengiriman yang akan diterima di gudang.
• Frekuensi dan ukuran atau banyaknya pengiriman yang akan dikirim/dikeluarkan dari gudang.
• Lingkungan pergudangan dan kondisi bangunan. Hal ini penting untuk menjamin barang tidak mengalami kerusakan atau penurunan kualitas selama disimpan.
• Sensitivitas temperatur, apakah barang memerlukan suhu khusus.
• Apakah barang yang akan disimpan termasuk kategori barang berbahaya atau tidak. Juga bahan baku dari barang apakah termasuk bahan yang berbahaya.

 

2. Banyaknya barang yang akan disimpan untuk perhitungan luas tempat yang diperlukan.

• Ukuran dan berat barang termasuk kemasannya.
• Apa jenis kemasannya.
• Apakah perlu tempat khusus untuk memasang kemasan baru, pemasangan label dan sebagainya.

3. Waktu yang diperlukan untuk menyimpan barang tersebut.

Selain ketiga hal tersebut di atas, berikut adalah hal-hal penting lainnya yang juga harus diperhatikan sebelum memutuskan atau memilih sebuah gudang:

1. Memperhatikan atau mempertimbangkan peraturan (legislasi) yang berlaku. Seorang manajer pergudangan harus memastikan bahwa operasi pergudangan yang akan dilakukan harus sesuai dengan peraturan daerah yang berlaku, misalnya:

• Peraturan tenaga kerja.
• Peraturan kesehatan dan juga tentang keselamatan pekerja.
• Peraturan mengenai penyimpanan barang-barang yang masuk kategori barang berbahaya atau mengandung bahan berbahaya.
• Peraturan penyimpanan untuk obat-obatan dan sejenisnya.
• Peraturan mengenai bangunan atau sejenisnya.

2. Memilih lokasi yang cocok dengan mempertimbangkan beberapa hal di bawah ini:

• Memilih lokasi yang letaknya dekat dengan pelabuhan atau secara geografis berada di tempat yang dekat dengan lokasi pabrik atau toko ataupun sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Idealnya, kita harus bisa memilih lokasi untuk meminimalkan total waktu yang harus ditempuh oleh barang baik dari sumbernya maupun tujuan akhirnya.
• Kondisi bangunan gudang harus baik. Konstruksi bangunan harus kuat, tidak ada kebocoran dan mempunyai ventilasi yang baik. Dalam bangunan, dinding harus bersih dan dicat, sebaiknya berwarna putih. Periksa jendela apakah ada yang pecah dan pintu harus dalam kondisi baik. Carilah tanda-tanda apakah ada kemungkinan terjadi serangan hama, misalnya lubang di dinding dan lantai. Suatu pengkajian harus dibuat dengan ukuran dan bentuk gudang dan karena kapasitasnya untuk mengakomodasi jumlah barang yang akan disimpan dan ditangani. Lebih baik untuk memilih ruang yang lebih besar daripada yang lebih kecil. Luas lantai harus rata dan terbuat dari bahan yang stabil, idealnya beton. Lantai harus mampu mendukung berat material yang akan disimpan dan bobot kendaraan yang mungkin dimasukkan dalam gedung. Jika gudang tersebut akan dipakai untuk menyimpan makanan atau bahan baku untuk makanan maka perlu didesinfeksi atau difumigasi dengan perusahaan pembersihan profesional terlebih dahulu. Periksa kepemilikan bangunan dan melakukan verifikasi atas surat-suratnya.
• Keamanan. Keamanan adalah aspek yang sangat penting dari fasilitas gudang. Harus ada parameter untuk keamanan bangunan dan lingkungan sekitarnya serta perlindungan yang memadai untuk isi gudang, kendaraan dan peralatan yang digunakan.
• Lokasi gudang harus bebas dari banjir serta akses ke gudang juga harus bisa dilalui oleh truk besar.
• Melihat fasilitas apa yang ada untuk gudang tersebut, misalnya fasilitas air, listrik, telepon, dan fasilitas lain yang dibutuhkan.

Monitor and Control the Performance of the Vehicles and the Drivers

In order to improve the performance of Fleet Management System, a system is required to monitor and control the performance of the vehicles and the drivers.

Prior of monitoring and controlling the performance of the vehicles and the drivers, there are three main areas to be considered and implemented:

1. Repair and maintenance of the vehicles. Procedures should be in place to ensure that the work is carried out at the appropriate time, to the appropriate standard and all records should be accurate and kept at vehicle level. Good repair and maintenance procedures are essential to ensure the effectiveness operational of a fleet. There are two things to be considered for this part:

• Preventive maintenance. This to ensure that the vehicles are serviced and maintained at the correct time. Correctly maintained vehicles will be more efficient and less cost. This also will make the life of the vehicles will be extended and resale value also will be higher. Effective preventive maintenance will also enhance the safety of the drivers and passengers. It is important, therefore that the frequency of inspection of preventive maintenance is correctly established.
• Repair situation. The procedures should be in place to deal with repairs of vehicles speedily and efficiently. The nature of repair and the reason for the repair needs to be identified. If there is an accident, all report and inspection of the vehicle to be reported in writing and copies of the report should be sent to all respective parties. All reports should be kept in the appropriate vehicle file.

2. Scheduling of the vehicles. This activity is to ensure that the right vehicles are available in the right condition, at the right place and time, to support all the planned of movement. This requires close and on-going liaison with the operational staffs. Information needs to be received from the operation staffs on the required number of vehicles and their movements and changes to activity whether planned or unplanned. Also information of non-availability of the vehicles should also be passed to all relevant parties. If non-availability of the vehicles creates shortage of resource to meet operational needs, then the fleet manager has the responsibility for securing short-term replacement vehicle to ensure operation can continue as planned.

3. Management of spare parts. The level and range of spare parts held in the garage or workshop will be influenced by factors such as the age, variety of vehicle, the usage of vehicles, etc. Procedures for spare parts will differentiate what are consumables and what are defined as spare parts. The procedures need to outline the decision rules to enable staff to decide on which parts are to be held and in what quantity. The procedures will also explain the process to be followed when identifying and requisitioning spared for service and maintenance work and who has the responsibility for re-ordering parts for stock replenishment. Parts should be ordered from authorize dealer or reputable sources that have been approved by the procurement function. The stock of spare parts needs to be accounted for and procedures need to be in place.

Once above three main areas are implemented, it is necessary to measure the performance of the vehicles and the drivers against the budgets that have been set. This monitoring and control will primarily involve measuring the availability and utilization of the vehicles and the running costs of it. The cost of operating a vehicle depends on a variety of factors, these grouped into the two costs, fixed costs – which are incurred whether the vehicle is moving or not and variable or running costs – incurred only when the vehicle is moving.

Cost

Fixed costs are easily recorded. This include wages, licenses, establishment costs for garaging of the vehicle, vehicle tax, insurance, depreciation or interest on the capital cost of the vehicle and any other fixed costs.

Running costs will be gathered from data related to the day to day activities of the vehicle. Running costs include fuel, lubricants, tires, maintenance, parking fee, toll fee etc. The level of maintenance costs is often directly attributable to the replacement policy. Fuel consumption will depends on the way that the vehicle is driven, the nature of the terrain over which it is driven and the age also fuel efficiency of the vehicle. In addition to those costs, there may be also being some capital costs and overhead costs which will complete the overall total cost figure. All information above should be completed in the vehicle logbook by the driver for every journey made. This logbook should be checked by fleet manager minimum once a week.

Vehicle Utilization and Performance

Productivity of the vehicles and the drivers are related to the utilization of those resources and the manner in which they performed.  Measuring performance of resources gives the required information that those resources are being used as effectively and efficiently as possible. In the planning stages for transportation resources, the calculations was made for required fleet size and the needs of the driver based on estimates of work to be done. Inefficient will result in unnecessary costs being occurred.

Memantau dan Mengontrol Kinerja Kendaraan dan Pengemudi

Untuk dapat meningkatkan performa dari Fleet Management System atau Sistem Manajemen Armada Angkutan Darat, maka diperlukan suatu sistem untuk memantau dan mengontrol kinerja kendaraan maupun kinerja pengemudi.

Sebelum melakukan pemantauan dan pengontrolan kinerja tersebut, ada tiga bagian penting yang perlu dijalankan, yaitu:

1. Perbaikan dan pemeliharaan kendaraan.  Prosedur perbaikan dan pemeliharaan kendaraan harus ada untuk memastikan pekerjaan-pekerjaan tersebut dilakukan tepat waktu, sesuai dengan standar yang semestinya dan menyimpan semua catatan yang akurat dan menyeluruh untuk setiap kendaraan. Prosedur perbaikan dan pemeliharaan sangat penting untuk memastikan efektivitas operasional armada. Ada dua hal yang perlu dipertimbangkan untuk prosedur perbaikan dan pemeliharaan kendaraan, yaitu:

• Pemeliharaan preventif / pencegahan. Pemeliharaan ini untuk memastikan bahwa pemeliharaan kendaraan dilakukan pada waktu yang tepat. Kendaraan yang dijaga dengan benar akan lebih efisien dan lebih murah. Kelayakan pakai  / umur pemakaian dapat diperpanjang, nilai jual kembali juga akan lebih tinggi. Pemeliharaan preventif yang efektif juga akan meningkatkan keamanan pengemudi dan penumpang. Mengingat pemeliharaan preventif ini cukup penting, maka frekuensi inspeksi dan layanan harus dilakukan dengan benar.
• Perbaikan kendaraan.  Prosedur perbaikan kendaraan dengan cepat dan efisien harus ada. Sifat perbaikan dan alasan untuk perbaikan perlu diidentifikasi. Jika terjadi kecelakaan, laporan kecelakaan dan laporan inspeksi kendaraan harus dibuat secara tertulis dan salinan laporan harus dikirim ke semua pihak yang terkait. Laporan tersebut harus disimpan dalam file kendaraan tersebut.

2. Penjadwalan kendaraan. Manajemen armada yang baik harus dapat memastikan bahwa kendaraan yang tepat tersedia dengan kondisi yang tepat, berada di tempat dan waktu yang tepat, untuk mendukung gerakan yang direncanakan / dibutuhkan . Hal ini memerlukan kerja sama yang baik dan berkelanjutan dari semua karyawan operasional / staf terkait. Informasi harus diterima dari petugas lapangan tentang jumlah yang kendaraan yang dibutuhkan dan setiap gerakan dan perubahan apapun pada kegiatan, apakah direncanakan atau tidak. Informasi tentang tidak tersedianya kendaraan karena sedang melakukan pemeliharaan, perbaikan dan inspeksi juga harus diinformasikan. Dari informasi ini, maka manajemen armada akan segera mengisi kekurangan kendaraan untuk memenuhi kebutuhan operasional.

3. Pengaturan (manajemen) suku cadang.  Jumlah dan jenis berbagai suku cadang yang disediakan di garasi atau bengkel dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti usia, jenis kendaraan, jenis angkutan dan sebagainya.  Prosedur untuk penyediaan suku cadang akan membedakan apa itu pemakaian / konsumsi  dan apa yang didefinisikan sebagai suku cadang. Aturan yang jelas harus dibuat ketika mengidentifikasi jenis suku cadang yang dibutuhkan baik untuk perbaikan maupun untuk pemeliharaan. Suku cadang sebaiknya dibeli dari dealer resmi atau sumber terpecaya untuk menghindari barang palsu. Stok suku cadang harus dapat dipertanggungjawabkan dan prosedur pembelian dan pemakaiannya harus sesuai dengan peraturan yang dibuat.

Setelah melakukan ketiga hal tersebut di atas, maka pemantauan dan pengendalian kinerja kendaraan dan pengemudi dilakukan. Caranya adalah membandingkan kinerja tersebut dengan budget atau anggaran yang telah dibuat.  Bagaimana mengukur ketersediaan dan pemanfaatan kendaraan serta biaya menjalankannya. Ada dua jenis biaya, biaya tetap yaitu biaya yang harus dikeluarkan tanpa memperhatikan apakah kendaraan tersebut dipakai atau tidak, serta biaya operasional, yaitu biaya yang terjadi jika kendaraan tersebut digunakan.

Biaya

Semua biaya tetap harus dicatat. Biaya tetap biasanya adalah gaji, ijin, biaya pendirian gudang atau bengkel atau kantor, pajak kendaraan, asuransi, biaya penyusutan, bunga atas modal dari kendaraan dan biaya tetap lainnya.

Biaya operasional didapat dari data sehari-hari dalam penggunaan kendaraan. Biaya operasional adalah semua biaya penggunaan termasuk bahan bakar, pelumas, biaya parkir, tol, ban dan pemeliharaan. Konsumsi bahan bakar akan bergantung pada cara pemakaian kendaraan, sifat dari medan / perjalanan, serta usia dan efisiensi dari kendaraan itu sendiri. Selain biaya-biaya tersebut di atas, mungkin ada biaya lain yang dikeluarkan selama pemakaian kendaraan, semuanya harus dicatat. Semua biaya ini harus dicatat dengan rapi dalam suatu log book untuk setiap kendaraan dan harus diperiksa oleh manajemen armada minimal seminggu sekali.

Pemanfaatan Kendaraan dan Kinerjanya

Produktivitas kendaraan dan pengemudi berkaitan dengan pemanfaatan sumber daya (kendaraan) dan cara mereka mengoperasikan / ketika mereka bekerja. Mengukur kinerja dari kendaraan serta pengemudi adalah melihat bagaimana sumber daya yang ada digunakan secara efektif dan efisien. Dalam tahap perencanaan untuk sumber daya transportasi, telah dilakukan perhitungan jumlah armada yang dibutuhkan dan kebutuhan pengemudinya berdasarkan perkiraan pekerjaan yang akan dilakukan. Tidak efisien dan efektif bisa dilihat dari biaya yang tidak perlu dikeluarkan yang terjadi terus menerus dan cenderung meningkat.

“Bintaro Jaya Perumahan Terdepan di Selatan Jakarta”

Tiga tahun yang lalu, saya bersama kakak perempuan saya ingin membeli rumah di Jakarta. Kami berkeinginan untuk bisa membeli rumah di daerah Jakarta Selatan. Keinginan tersebut sudah kami pendam cukup lama mengingat kami selama lebih dari 10 tahun kami telah menetap dan bekerja di Jakarta. Selain itu, saya juga berpikir daripada uang saya habiskan untuk bayar kos yang lumayan mahal di daerah Jakarta Pusat, lebih baik uang itu saya pakai untuk mencicil sebuah rumah yang akan menjadi milik pribadi kami.

Akhirnya, setelah berdiskusi dengan suami dan keluarga, kami menentukan beberapa lokasi perumahan yang akan kami survei. Pada saat hari-H, kami memutuskan lokasi pertama yang akan disurvei adalah perumahan di daerah Bintaro. Alasan kami saat itu cukup sederhana, yaitu perumahan Bintaro lokasinya boleh dikatakan termasuk dalam perumahan Jakarta selatan atau cukup dekat dengan tempat kos saya di daerah Jakarta Pusat. Langsunglah pada hari itu,  kami serombongan memakai dua mobil menuju Bintaro.

Pada perjalanan menuju Bintaro, kakak saya mendapat SMS dari salah satu temannya yang kebetulan bertempat tinggal di Bintaro. Temannya menginformasikan bahwa pada hari itu, pihak Jaya melakukan launching program untuk salah satu perumahan. Kami pun diarahkan untuk langsung menuju ke lokasi program tersebut. Setelah memasuki daerah Bintaro sektor 7, kami langsung “jatuh hati” melihat lingkungannya yang hijau dan bersih.  Pada saat yang sama, kami pun cukup kuatir tidak mampu membeli salah satu rumah di daerah ini, kami berpikir harga rumahnya pasti selangit.

Tibalah di lokasi launching yang dimaksud, ternyata pada saat itu pihak Jaya sedang melakukan launching untuk perumahan Neo Permata di Bintaro sektor 9. Kami langsung bertemu dengan salah satu karyawan penjualan yang direkomendasikan oleh teman kakak saya itu. Karyawan itu langsung mengajak kami ke rumah contoh yang telah dibangun. Ketika masuk ke rumah contoh tersebut, kami langsung jatuh hati. Saya pada saat itu juga langsung memutuskan untuk membeli salah satu rumah di Neo Permata namun terus terang saat itu saya cukup kuatir masalah harga. Ternyata, setelah diberi tahu harganya, saya langsung kaget karena ternyata masih masuk dalam anggaran saya. Wow…seperti kejatuhan durian runtuh, saya pun saat itu juga langsung membayar uang tanda jadi. Yang sangat meringankan juga adalah uang muka bisa dicicil selama enam kali, benar-benar sangat membantu. Kakak saya pada waktu itu juga ingin membeli salah satu rumah di Neo Permata, namun karena dia mempunyai empat orang anak, maka dia butuh rumah yang lebih besar. Akhirnya, kami disarankan untuk melihat ke lokasi Emerald View. Setelah tiba di lokasi tersebut, kakak saya tanpa berpikir dua kali langsung memutuskan untuk membelinya, apalagi dia bisa mendapat keringan cicilan uang muka sebanyak delapan kali.

Singkat cerita, pada tahun 2011, saya dan suami pindah ke rumah baru kami di Neo Permata. Betapa gembira dan bersyukurnya kami akhirnya bisa tinggal di rumah sendiri. Hari pertama tinggal di sana, saya masih memakai mobil pribadi menuju kantor saya di bilangan Sudirman, Jakarta Pusat. Beberapa hari kemudian saya sudah tidak memakai mobil lagi menuju kantor, saya naik bus Trans Bintaro. Enak banget bisa tiduran di dalam bus, dan tiba-tiba sudah sampai ke tujuan. Lama kelamaan saya pun tahu kalau ternyata ada tiga stasiun kereta api di daerah Bintaro. Saya pun langsung berubah haluan memakai kereta api. Kebetulan rumah saya dekat dengan stasiun Sudimara jadi saya bisa naik ojek dari rumah ke stasiun. Pada saat akhir pekan, kami memakai mobil pribadi menuju daerah Jakarta Pusat dengan memakai akses jalan tol Pondok Aren menuju tol Jorr….benar-benar nyaman….

Tepat setahun lalu, bulan Agustus 2012, suami saya mengalami kecelakaan dan harus dirawat inap di RS Premier Bintaro. Ternyata, dokter-dokter yang merawatnya sangat profesional dan perawatan yang diberikan sangat bagus. Bayangkan saja, saat itu suami saya harus dioperasi di bagian rahangnya, bahkan harus dipasang pen, tiga jari tangannya pun harus dipasang pen. Hari pertama masuk dia langsung dioperasi karena kondisinya cukup parah, operasi berlangsung sekitar delapan jam dan ditangani oleh tiga dokter ahli. Saya pada saat itu sangat cemas, namun syukurlah operasi berjalan dengan lancar. Dan tepat setelah seminggu dirawat, suami saya diijinkan pulang karena kondisinya sudah sangat membaik. Kami sangat bersyukur karena mengingat kondisi awal suami pada saat kecelakaan yang cukup parah, ternyata dalam waktu seminggu dia sudah sangat membaik.

Saat ini kami selalu bersyukur, ternyata kami membuat keputusan yang tepat memilih perumahan di daerah Bintaro, perumahan Jakarta Selatan yang sangat nyaman. Saat ini, bukan hanya saya dan kakak saja yang bertempat tinggal di Bintaro sektor 9, setahun yang lalu saudara sepupu dan om saya pun pindah ke daerah sini juga karena mereka sangat senang dengan lokasi dan lingkungan yang bersih dan hijau. Selain itu juga, semua fasilitas, baik itu sekolah unggulan dari TK, SD, SMP, SMU dan Universitas semuanya tersedia. Rumah sakit, pusat perbelanjaan, bioskop, rumah makan dan tempat wisata kuliner, perkantoran, tempat ibadah, pusat kebugaran sampai show room dan bengkel terkenal pun sangat lengkap. Akses jalan yang cukup bagus, saat ini sudah mulai dibangun jalur untuk pejalan kaki dan untuk bersepeda. Sarana transportasi yang memadai. Pokoknya top banget deh semua sarana dan prasarana yang ada di Bintaro, jadi tidak salah kalau kita mengatakan Bintaro Jaya The Professional’s City.

Buat semua saudara atau teman yang ingin membeli rumah, saya sangat merekomendasikan untuk membeli di daerah Bintaro Jaya karena saya sendiri sudah merasakan nyaman dan senang tinggal di daerah ini. Dan yang pasti nilai rumah yang kita beli akan terus meningkat, saat ini saja nilai rumah saya sudah naik lebih dari 100%. Pokoknya investasi yang sangat menguntungkan. Untuk lebih lengkapnya, teman-teman dan saudara semua bisa melihat di www.jayaproperty.com

Coordination is Essential for Emergency Response

During the emergency/disaster response, we often hear the word coordination, coordinate, and the like. It is easy to say coordination and coordination, but in reality very difficult to run and achieve it. For example, during the emergency response of floods in Jakarta in early 2013, we noticed that a lot of turmoil distributions of basic necessities due to lack of coordination between the authorities, relief parties/donors and communities affected by the disaster. We saw from mass media, affected people at the evacuation centers complained that they have not received any aid, but on the other hand we also saw that a lot of aid has been given. The questions then where the given aid and why many affected people still complained not get it? Apparently at the time, a lot of aid have only been stored at posko and has not been given to the affected people due to lack of coordination!

Shortly after disaster struck, many people, individually, organizations and government agencies immediately plunged into the location and provide humanitarian assistance. All parties came with their own interests so often competing priorities occurred. It can be seen from the lack of services and support provided to the affected people/communities, one example as mentioned above. Another example is duplication of effort so it can create inappropriate assistance. I have experience the same situation when I was participating in the emergency response in one area sometime ago. At the time, almost all parties/donors sent food aid, until finally the affected people refused to accept any food aid. Actually what urgently required at the time is basic medicines and medical assistance, but due to lack of coordination in the management of information, therefore the aid as per requirement came very late.

Definition of coordination based on free dictionary artikata.com is regarding the set of an organization or activity to ensure that rules and actions to be implemented are not contradictory or confusing or we can say coordination is the regulation of diverse elements into an integrated and harmonious operation. Some synonyms for coordination are harmonization, alignment, organization, and synchronization.

From the above definitions and synonyms, we could see that coordination does not occur within the short time. Coordination should be done well long before the disaster. Coordination of emergency response must be made by all stakeholders from government, private sectors, other relevant organizations and communities itself.

In general, to be able to make a good coordination system, there are several things should be considered, namely:

1. Participatory of all stakeholders involved in the emergency situation. The tasks of coordination within a structure and process agreed and supported by all of stakeholders. A person or an agency or organization designated as the coordinator should be able to build a good atmosphere and mutual respect among all stakeholders.
2. Impartial. Coordination should aim to provide assistance in accordance with the requirements irrespective of ethnicity/race, religion, political choices/affiliate, gender or age. Attention should be given to the vulnerable groups, children, the elderly, the disabled and pregnant women. Coordination should not be made to favor one agency or organization over another.
3. Coordination should be done in transparent way. Coordination requires trust from all of stakeholders. Every decision making process and the provision of information should be done in a transparent and honest, even in cases of failure remains to be informed and not be covered up to a certain interest.
4. Should be beneficial to the affected communities and other stakeholders.

One of the first steps that could be done in order to have a good coordination in the emergency response is mapping the capacities of all stakeholders. This needs to be done in order to be able to identify and facilitate the process of involvement of each party at the time of emergency. In essence, this mapping noted:

1. Who
2. What
3. When
4. Where
5. Why
6. How

From the mapping, then we can see the capacity of the different stakeholders so that the division of tasks for emergency responses can be coordinated.