Penilaian Logistik pada Saat Bencana

Penting bagi setiap organisasi atau lembaga kemanuasian untuk mempertahankan bahkan meningkatkan kapasitas mereka dalam merespon pada saat bencana atau masa darurat bencana secara efektif dan tepat waktu. Biasanya, sesaat setelah terjadinya bencana (untuk bencana yang terjadinya secara mendadak) atau sesaat sebelum terjadinya bencana (untuk bencana yang diprediksi akan segera terjadi), organisasi atau lembaga kemanusiaan tersebut akan megirimkan tim penilai ke lokasi atau titik bencana, dan sangat penting untuk melibatkan atau mengikutsertakan seorang petugas logistik di dalam tim penilai agar dapat memahami bagaiamana layanan logistik akan diberikan atau dipakai.
Secara keseluruhan tujuan dari penilaian logistik adalah untuk memastikan bahwa pengaturan yang tepat dan memadai dibuat untuk merespon secara tepat waktu, efektif dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat yang terkena dampak.

Strategi peniliain biasanya dibuat untuk mejawab enam pertanyaan seperti di bawah ini:
1. Siapa – orang yang terkena dampak bencana
2. Di mana – lokasi orang yang terkena dampak bencana
3. Apa – barang bantuan apa yang sangat dibutuhkan
4. Kapan – barang bantuan tersebut harus dikirimkan / diterima oleh penerima bantuan
5. Berapa banyak – jumlah barang bantuan yang dibutuhkan
6. Bagaimana – inilah bagian logistik – bagaimana mengirimkan barang bantuan tersebut sampai ke penerima bantuan, dalam hal ini kita berbicara mengenai transportasi, juga mengenai pergudangan, bagaimana menangani/handle barang tersebut, kemasan, komunikasi dan aktifitas pendukung lainnya.

Berdasarkan enam poin di atas, kita bisa melihat bahwa bagian terpenting dari penilaian logistik saat bencana adalah untuk mengidentifikasi dampak pada infrastruktur transportasi serta infrastruktur sumber daya lainnya, misalnya bandara, pelabuhan laut atau pelabuhan sungai, jalan, jembatan, kapasitas truk lokal, sewa kendaraan, gudang, listrik dan informasi pendukung lainnya.

Penilaian logistik juga harus menyoroti kendala-kendala yang ada seperti kepadatan yang terjadi di bandara, prosedur bea cukai, masalah buruh dll.
Penilaian logistik selama masa darurat bencana akan tergantung pada skala bencana. Namun, biasanya, siklus penilaian akan meliputi:
1. Mengidentifikasi informasi apa saja yang dibutuhkan dan dari mana sumbernya
2. Mengumpulkan data dan informasi
3. Menganalisis dan menginterpretasikan data
4. Menyimpulkan dan membuat perencanaan untuk respon logistik
5. Mendesain dan memodifikasi rencana respon/tanggap darurat.

Logistics Assessment during Emergency

It is important that the humanitarian agencies sustain their capacity to respond in an effective and timely manner when disasters / emergencies occur. Normally, agencies will send their assessment team to go to the disaster sites and it is very important to include logistician to conduct logistics assessment in order to understand how the logistics services are to be provided.

The overall objective of the logistics assessment is to ensure that appropriate and adequate arrangements are made to respond in a timely, effective and appropriate manner to the needs of the affected people.

The strategy of the assessment normally made in order to answer six questions:

1. Who – who are the beneficiaries or affected people
2. Where – location of the beneficiaries or affected people
3. What – identifies most urgent needs or prioritization
4. When – when the relief items is needed or to be delivered
5. How many – total quantity of relief items needed or required
6. How – this is logistics part – how the relief items will deliver / send to the beneficiaries – this will talk about transport, warehouse, handling, packaging as well as communications and other supporting activities.

Based on the above, we could see that the most important part of the logistics assessment during disaster is to identify impact on the transport infrastructure as well as resource infrastructure, e.g. airport, sea port or river port, roads, bridges, local trucking capacity, vehicle rent, warehouses, electricity and other supporting information.

The assessment should also highlight any special concerns, for example airport congestion, customs clearance procedures, labor issues etc.

Logistics assessment during emergency will be depending on the circumstances or depend on the scale of the disaster. Normally, assessment cycle will include:

1. Identify information needs and sources
2. Collect data and information
3. Analyze and interpret data
4. Conclusion including provide logistics response plan
5. Design or modify the response

Supply Chain Sustainability at a Glance

In recent years, almost all major companies are pursuing sustainability initiatives. Pressure from regulators, consumers, employees and shareholders creates more and more companies are starting to implement and improve sustainability on their supply chain accordingly. We may aware that most companies have their own Corporate Social Responsibility (CSR) Division.  Supply Chain Sustainability (SCS) is an important part of CSR which basically to ensure that the companies meet social, environmental and economic requirements and expectations. SCS go beyond the focus on delivery, inventory and traditional views of cost.

So, what is SCS ?

Supply Chain Sustainability is the management of environmental, social and economic impacts, and the encouragement of good governance practices, throughout the lifecycles of goods and services. The objective of the SCS is to create, protect and grow long-term environmental, social and economic value from all stakeholders involve in bringing products and services to market.  (Source: UN Global Impact)

Supply Chain Sustainability is a business issue affecting an organization’s supply chain or logistics network in terms of environmental, risk and waste costs. There is a growing need for integrating environmentally sound choices into supply chain management. (Source: Wikipedia)

Why SCS is important ?

There are various reasons why companies implement a SCS. Primary reason is to ensure compliance of laws and regulations, also to support international principles for sustainable business conduct. In addition to that, by implementing SCS, companies act in their own interests, the interest of their stakeholders and the interest of society at large, companies earned benefits by doing so.  In other word we can say that SCS is no longer an optional nice to have it, but it business imperative, critical to the success of the companies.

Sekilas tentang Rantai Pasokan yang Berkelanjutan (Supply Chain Sustainability)

Dalam beberapa tahun terakhir ini, hampir semua perusahaan besar mengejar inisiatif tentang keberlanjutan. Tekanan dari regulator, konsumen, karyawan dan pemegang saham membuat hampir sebagian besar perusahaan menerapkan dan meningkatkan inisiatif keberlanjutan ini di dalam sistem rantai pasokan (supply chain) mereka. Kita mungkin tahu bahwa hampir setiap perusahaan mempunyai satu divisi yang dinamakan Corporate Social Responsible (CSR). Salah satu komponen penting dalam CSR  adalah rantai pasokan yang berkelanjutan (Supply Chain Sustainability / SCS). SCS ini harus memastikan bahwa perusahaan memenuhi persyaratan dan harapan sosial, lingkungan dan ekonomi. SCS berbicara mengenai suatu hal yang lebih besar dan lebih luas daripada pengiriman, persediaan dan biaya yang biasanya merupakan fokus dari perusahaan.

Apa itu SCS ?

Supply Chain yang berkelanjutan (SCS) adalah pengelolaan lingkungan, sosial dan ekonomi, dan menggalakkan praktik tata kelola yang baik untuk seluruh siklus barang dan jasa. Tujuan dari SCS adalah untuk menciptakan, melindungi dan meningkatkan nilai lingkungan, sosial dan ekonomi jangka panjang dari semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam membawa produk dan layanan ke pasar. (Sumber: UN Global Impact)

Supply Chain yang berkelanjutan (SCS) adalah masalah bisnis yang mempengaruhi rantai pasokan atau jaringan logistik suatu organisasi dalam hal lingkungan, risiko dan biaya limbah. Ada kebutuhan yang berkembang untuk mengintegrasikan pilihan yang ramah lingkungan ke dalam manajemen rantai pasokan. (Sumber: Wikipedia)

Mengapa SCS itu penting ?

Ada berbagai alasan mengapa perusahaan harus menerapkan SCS. Alasan utama adalah untuk melaksanakan kewajiban sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku Selain itu juga untuk mendukung prinsip-prinsip internasional dalam melakukan bisnis yang berkelanjutan. Dengan menerapkan SCS, perusahaan bertindak demi kepentingan mereka sendiri, kepentingan stakeholder dan kepentingan masyarakat pada umumnya. Dalam hal ini tentu saja perusahaan akan memperoleh manfaat dengan jika menerapkan SCS. Dengan kata lain kita dapat mengatakan bahwa SCS sudah tidak lagi menjadi satu hal yang optional melainkan merupakan suatu keharusan karena SCS sangat penting  untuk keberhasilan perusahaan.

Supply Chain (Rantai Pasokan) di bidang Kemanusiaan

Dalam organisasi kemanusiaan, supply chain (rantai pasokan) pada dasarnya adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses mendapatkan barang-barang bantuan dari sumber asal ke penerima manfaat/bantuan pada waktu yang tepat. Sumber asal ini bisa dari pemasok atau dari donor. Dan di beberapa organisasi, mereka menggunakan istilah supply chain dan logistik secara bersamaan untuk menggambarkan proses yang disebutkan di atas. Biasanya logistik juga digunakan untuk menggambarkan fungsi atau divisi yang bertanggung jawab untuk mengelola proses yang ada dalam rantai pasokan/supplai tersebut.

 Pada dasarnya, supply chain dan logistik dalam bisnis atau komersial sama dengan supply chain dan logistik dalam bidang kemanusiaan, berikut ini adalah beberapa perbedaan yang signifikan:

• Permintaan yang tak terduga dalam hal waktu, lokasi geografis, jenis komoditi, serta jumlah komoditi.
• Waktu keseluruhan proses/lead time yang pendek dan permintaan secara tiba-tiba untuk sejumlah besar berbagai macam produk dan jasa.
• Resiko yang dihadapi dalam operasi kemanusiaan khususnya dalam menghadapi media global yang canggih dan perhatian khusus dari donor.
• Kurangnya sumber daya pada tahap awal khususnya dalam hal pasokan, sumber daya manusia, teknologi, kapasitas dan pendanaan. (Sumber: Balcik and Beamon, 2008)

 Komponen-komponen utama dalam supply chain kemanusiaan adalah:

• Pengadaan
• Transportasi
• Pergudangan dan inventori

Pengadaan

Pengadaan adalah aktivitas kunci dalam supply chain. Pengadaan menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan sumber asal atau pemasok, pembelian dan mencakup semua kegiatan mulai dari mengidentifikasi calon pemasok sampai dengan pengiriman barang-barang bantuan dan jasa yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan penerima manfaat.

Ada tiga prinsip penting dalam pengadaan yang berhubungan dengan kegiatan kemanusiaan:

• Transparansi: semua tahap dalam proses pengadaan harus dilakukan secara fair dan akurat serta harus didokumentasikan semua proses tersebut.
• Akuntabilitas: pertanggungjawaban kepada donor, donor biasanya mempunyai aturan-aturan tertentu yang harus diikuti ketika menggunakan dana / uang yang mereka berikan.
• Efisiensi dan efektivitas biaya: memenuhi enam hal yang tepat mengenai supply: harga yang tepat, waktu yang tepat, tepat jumlah, tepat kualitas, pengiriman ke tempat-tempat yang diperlukan secara tepat dan dari biaya yang paling efektif sumber.

Fungsi pengadaan harus menjaga dan memitigasi risiko, memahami pasar, membangun hubungan kepercayaan dengan pemasok, memenuhi kebutuhan secara tepat waktu, dan terus-menerus memantau kinerja untuk meningkatkan penyediaan layanan.

 Transportasi

Dalam konteks kemanusiaan, transportasi dapat didefinisikan sebagai pergerakan fisik barang bantuan / barang dari pemasok atau tempat asal ke pelanggan (dalam hal ini gudang organisasi kemanusiaan) atau langsung kepada penerima manfaat. Fungsi transportasi dalam rantai pasokan/supply chain adalah sangat penting untuk menjembatani antara suplai dan permintaan.

Tujuan transportasi dalam konteks kemanusiaan adalah memindahkan secara fisik barang bantuan dengan cara yang handal dan aman, tepat waktu, biaya yang efektif dan efisien ke tujuannya.

Moda transportasi yang akan digunakan dipengaruhi oleh beberapa hal:

• Jenis dan volume dari barang yang akan ditransport.
• Barang yang akan ditransport sangat diperlukan / tingkat urgensinya tinggi .
• Ketersediaan rute transportasi yang berbeda serta berbagai jenis transportasi.
• Tujuan pengiriman.
• Biaya transportasi.
• Medan/kondisi yang akan dilalui selama proses transportasi dari tempat asal ke tempat tujuan.

Pergudangan dan Inventori

Komponen ketiga adalah pergudangan dan inventori. Belakangan ini ada beberapa pendapat dari para ahli bahwa supply chain yang sempurna tidak memerlukan tempat penyimpanan/gudang lagi untuk mengurangi biaya. Namun, dalam konteks kemanusiaan, jelas ada beberapa alasan mengapa tempat penyimpanan/gudang itu diperlukan. Dalam konteks supply chain untuk bantuan kemanusiaan, ada beberapa tipe gudang ditinjau dari tanggungjawa dalam pengaturan gudang, misalnya gudang pemasok, gudang donor, gudang organisasi kemanusian dan sebagainya.

Jenis gudang berdasarkan tempat:

• Gudang komersial
• Gudang pemerintah
• Gudang transit
• Gudang berikat
• Tempat penyimpanan terbuka
• Gudang pra-fabrikasi – struktur non permanen

Peran manajemen inventori/persediaan dalam konteks kemanusiaan adalah untuk memastikan stok tersedia untuk memenuhi kebutuhan penerima bantuan bila diperlukan.

Selain ketiga komponen utama tersebut di atas, ada beberapa koponen lain dalam rantai pasokan kemanusiaan, misalnya penilaian dan perencanaan, manajemen armada, bea cukai dan lain-lain.

 

Supply Chain in Humanitarian Relief

In humanitarian organizations, the terms supply chain is basically used to describe the process of getting relief items from the source to the beneficiaries in a timely manner. The source could be suppliers as well as donors. And in some organizations, they used the terms supply chain and logistics both together to describe above mentioned process. Usually logistics also used to describe the function or division who is responsible for managing the process.

Basically, the nature of supply chain and logistics in business or commercial are essentially the same with humanitarian supply chain and logistics, the following are the significant differences:

• Unpredictable demand in terms of timing, geographic location, type of commodity, quantity of commodity.
• Short lead time and suddenness of demand for large amounts of a wide variety of products and services.
• High humanitarian stakes regarding timelines in the face of sophisticated global media and the high anticipatory attention of the donors.
• Lack of initial resources in terms of supply, human resource, technology, capacity and funding. (Source: Balcik and Beamon, 2008)

 

The main components of the humanitarian supply chain are:

• Procurement
• Transport
• Warehousing and inventory

 

Procurement

Procurement is a key activity in the supply chain. The procurement involves the sourcing, purchasing and covers all activities from identifying potential suppliers of relief items and services that are needed to meet the needs of the beneficiaries. There are three important principles of humanitarian procurement:

• Transparency: all phases in the procurement process are fair and accurately documented.
• Accountability: accountability to donors who may require certain rules to be followed when using the fund/money that they have provided.
• Efficiency and cost effectiveness: meeting the six rights of supply: right price, right time, right quantity, right quality, delivery to the required places and from the most cost effective source.

The procurement function must guard and mitigate against risk, understand the market, build a trust relationship with suppliers, meet the needs in a timely manner, and constantly monitor performance to improve service provision.

Transport

In the humanitarian context, transport can be defined as the physical movement of relief items/goods from suppliers or point of origin to internal customers (in this case mainly is warehouse of humanitarian organization)  or directly to the beneficiaries. The transport component in the supply chain therefore is critical in connecting supply to demand. The aim of transport in humanitarian context is to physically move the relief items/goods in a reliable and safe manner, on time, cost effectively and efficiently to its destination.

Transport mode will depend on several factors including:

• The type and volume of items/goods to be transported.
• The urgency that items/goods are required.
• The availability of different transport routes as well as different types of transport.
• The destination to which the items/goods to be transported.
• The cost of transportation.
• The terrain through which the items/goods need to be transported.

Warehousing and Inventory

The third main component is warehousing and inventory. Recently, some of the experts said that in the perfect supply chain we do not need warehouses in order to reduce costs. In the humanitarian context, clearly there are reasons why items/goods have to be stored and why we need warehouses. In the humanitarian supply chain, there are types of responsibility to manage warehouses, e.g. supplier warehouses, donor warehouses, humanitarian organizations warehouses.

Types of warehouse space:

• Commercial
• Government
• Transit warehouse
• Bonded warehouses
• Open storage
• Pre-fabricated warehouses – non permanent structure

The role of inventory management in humanitarian context is to ensure that stock is available to meet the needs of beneficiaries when required.

 

In addition to those three main components, there are several subsidiary activities in the humanitarian supply chain, e.g. assessment and planning, fleet management, customs etc.