Sail Komodo 2013

Komodo dragon (varanus komodoensis), a large species of lizard found in the island of Komodo, located in West Manggarai District, East Nusa Tenggara Province, Indonesia. Komodo live in the area called the Komodo National Park. This park was declared in 1986 by UNESCO as A World Heritage Site and A Man & Biosphere Reserve.  And in 2011, the park was elected as one of the New 7 Wonders in the world.

Currently the population of komodo continuously decreases, latest number confirmed now is only about 3,000 of komodo still alive. Some komodo are trapped and transferred for research. The Government of Indonesia (GoI) now is protecting komodo from being hunted or killed.

Komodo island includes the richest marine environments including coral reefs, mangroves, sea grass beds, seamounts, and semi-enclosed bays. These habitats harbor more than 1,000 species of fish, some 260 species of reef-building coral, and 70 species of sponges. Dugong, sharks, manta rays, at least 14 species of whales, dolphins, and sea turtles also make this island as their home.

This year, the GoI conducted international event called Sail Komodo 2013. The government carried out in the framework of the implementation of development and welfare of the people in a sustainable manner. Also this event is an effort to promote Komodo National Park as a marine protected areas in order to develop the marine economy.

About 130 nations have registered to participate in Sail Komodo 2013. This event will officially start with the sailors departing from Kupang (the capital of East Nusa Tenggara Province) on August 04, 2013. The sailors will go in two routes, northern route and southern route to Labuan Bajo, West Manggarai District.   The peak of the event will be held at Labuan Bajo September 14, 2013.

Fleet Management for Land Transport

Fleet management for land transport is the activity that supports the various land transport activities. This could relate to the management of vehicles involved in the movement of goods/cargoes/materials, the management of light vehicle fleets used in the transportation of people and light cargo, possible motorbikes and also other equipment such as warehouse handling equipment. Fleet management supports these activities through the management of the assets that are used.

In general, the functions of fleet management for land transport as follows:

1. Maintaining the assets/vehicles in an acceptable condition to ensure the safety and security of the goods and personnel to be moved.
2. Make an appropriate systems and procedures that enable effective management controls to be in place. This includes vehicle maintenance, driver management, fuel management, vehicle tracking, also health and safety management.
3. Monitoring and measurement of costs and the utilization and performance of the vehicles concerned. Fleet cost effectiveness involves not only the control of vehicle operating costs, but also their maintenance and repair, the spare parts stocks and also the replacement of vehicles at optimum point in their life.
4. Ensuring that the vehicle, in terms of both numbers and composition, is balanced with the level of activity required.

There are number of areas to consider when setting up a vehicle fleet. Initially it is necessary to understand what will be done by the vehicles, what volume of work is envisaged and the area as well as environment in which the vehicles will operate. Once those are understood, suitable vehicles need to be selected and the support infrastructure decided. Procedures and systems need to be put in place to manage the fleet and measure, monitor and control its performance.

The physical condition of the road and environmental situation in which the fleet is to be used will influence the fleet composition. There will also be both general and specific operational needs to be considered. It is necessary to consider what is going to be transported, and any legislative or regulatory influences that may impact the use of vehicle in a fleet. It is also important to know the lead time that will elapse before the vehicles will actually be delivered as it may be necessary to rent vehicles.

Simple fleet report should provide data as below:

1. Driver’s name
2. Driver’s licence
3. Plate / registration number
4. Passenger or cargo
5. Origin
6. Destination
7. Purpose of the travel
8. Signature of passenger or receiver of goods/cargo
9. Mileage
10. Fuel consumption
11. Maintenance / repair
12. Remarks

This report should be checked on daily basis or at least weekly basis by fleet manager or person in charge.

Manajemen Armada untuk Angkutan Darat

Seluruh kegiatan yang mendukung aktivitas transportasi angkutan darat dinamakan Manajemen Armada Angkutan Darat atau dalam bahasa Inggrisnya kita kenal dengan nama Fleet Management for Land Transport. Manajemen ini mencakup semua hal yang berhubungan dengan pengelolaan kendaraan yang terlibat dalam pergerakan barang, manajemen armada kendaraan kecil yang digunakan untuk transportasi orang dan kargo atau paket ukuran kecil, termasuk sepeda motor dan juga perlengkapan lain seperti peralatan penanganan di gudang. Manajemen ini mendukung seluruh kegiatan aktivitas transportasi melalui pengelolaan aset yang digunakan.

Secara garis besar, manajemen armada angkutan darat mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut:

1. Merawat dan menjaga kondisi dari semua aset / kendaraan dalam kondisi baik untuk menjamin keamanan dan keselamatan barang yang akan diangkut dan personil yang akan memakainya.
2. Membuat sistem dan prosedur yang efektif untuk penggunaan dan perawatan semua asset / kendaraan. Termasuk didalamnya antara lain jadwal perawatan, manajemen pengaturan untuk pengemudi/sopir, manajemen untuk pemakain bahan bakar, sistem untuk melacak keberadaan kendaraan serta manajemen keamanan termasuk manajemen kesehatan dan keselamatan.
3. Memantau dan mengukur biaya, pemanfaatan dan kinerja dari kendaraan yang bersangkutan. Efektivitas biaya armada tidak hanya untuk pengendalian biaya operasi kendaraan, tetapi juga untuk pemeliharaan dan perbaikan, persediaan suku cadang dan juga penggantian kendaraan pada masa optimal dalam pemakaiannya.
4. Memastikan jumlah dan komposisi armada seimbang dengan aktivititas yang diperlukan.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika kita mempersiapkan jenis kendaraan yang dibutuhkan. Yang perlu diketahui dan dipahami terlebih dahulu adalah berapa besar volume pekerjaan dan di lingkungan atau daerah mana kendaraan tersebut akan dipakai. Setelah itu kita akan memutuskan jenis kendaraan apa yang akan dipakai dan membuat manajemen armadanya untuk mengelola, mengukur, memantau dan mengendalikan kinerjanya.

Kondisi fisik jalan serta lingkungan daerah di mana armada akan digunakan sangat mempengaruhi komposisi jumlah dan jenis armada. Dalam hal-hal tertentu, terkadang pengaruh legislatif atau peraturan juga dapat mempengaruhi, misalnya ada jalan-jalan tertentu tidak bisa dilalui oleh truk besar sehingga terkadang beberapa perusahaan memilih untuk menyewa kendaraan yang lebih kecil untuk mengirimkan barang.

Laporan penggunaan armada yang sederhana harus menyediakan data-data di bawah ini:

1. Nama sopir / pengemudi.
2. Nomor SIM sopir / pengemudi.
3. Nomor/plat kendaraan.
4. Nama penumpang atau barang/kargo yang diangkut.
5. Asal dan tempat tujuan kendaran.
6. Tujuan perjalanan.
7. Tanda tangan penumpang atau penerima barang/kargo.
8. Jarak tempuh.
9. Pemakaian bahan bakar.
10. Perawatan kendaraan.
11. Catatan penting lainnya.

Laporan penggunaan armada ini harus dicek setiap hari atau paling sedikit seminggu sekali oleh manajer armada atau pihak yang bertanggung jawab.

Teroris emang kreatif :)

Seorang kakek yang udah tua dan kurus kering menulis surat untuk anaknya yang ditahan di LP Cebongan karena kasus terorisme.

Isi suratnya:

“Nak, sekarang waktunya tanam jagung sementara kamu masih ditahan. Bapak udah tua dan kurus kering, trus siapa yang mau membantu bapak untuk membajak sawah ?”

Satu minggu kemudian anaknya membalas surat bapaknya. Surat itu dititipkan ke sipir penjara untuk dikirimkan.

Isi suratnya:

“Pak, beneran ya, kebun jangan dicangkuli dulu soalnya saya tanam senjata di kebun itu. Pokoknya jangan dicangkuli ya pak!”

Ternyata surat tersebut disensor dan dibaca oleh sipir penjara. Kemudian sipir itu melaporkan ke Densus 88. Esok harinya 1 pleton Densus 88 mencangkuli kebun bapaknya untuk mencari keberadaan senjata yang disimpan oleh anaknya tapi ternyata mereka tidak juga mendapatkannya. Aneh….pikir anggota Densus 88.

Kemudian kakek lalu menuliskan surat lagi ke anaknya.

“Nak, suratmu udah diterima dan 1 pleton Densus 88 anti teror mencangkuli kebun kita, katanya mencari senjata yang kamu tanam di kebun itu tapi mereka tidak menemukan apa-apa. Jadi bapak harus bagaimana?”

Tidak lama kemudian anaknya membalas surat bapaknya.

“Nah sekarang langsung aja pak disebari benih jagungnya kan sudah dicangkuli sama pak polisi. Jangan lupa kirim surat ke Komandan Densus 88 dan Kapolri ucapkan terima kasih.”

Sumber: BBM broadcast

Transportation Management – Monitoring, Control and Evaluation

The mission of transport is to execute the movement at the right time, in the right quantity and condition, to the right place, at an acceptable cost. There has to be a structured approach to the selection and subsequent monitoring and control of the providers to achieve that mission.

Previously, we have seen the selection of transport mode is based on four key criteria and operational factors which very influential in this selection.

Movement of goods or materials raises a number of issues to be dealt with. Ideally movements should be managed by a dedicated staffs or unit.

Below are the tasks that must be executed by the staffs or the unit that monitors and controls during the movement:

1. Track the progress of the goods/materials and update delivery times accordingly.
2. Manage the staffs involved or required in the movement.
3. Deal with any issues that arise.
4. Produce the required documentation to cover the transit, responsible for collecting the required documents prior the dispatch.
5. Where the movement of goods/material is to an area under the control of the local public authority or Customs, a clear understanding of the requirements covering movement of goods/material must be gained from the appropriate authority prior to initiating any movement.
6. Maintain an information flow between all parties involved to ensure the safety and security of the goods/material and the adherence to service promise.
7. Provide input to the management as soon as possible if there are urgent matters, for example, there must be a change of route or time of delivery.

In addition to monitoring and control of the above, it is also important to measure the performance of the transport providers / transporters to ensure that they are performing to the service requirements laid down in the contract/agreement. The source documentation usually from transporter consignment notes. Depending on the nature of the contract and the ability of the transporters to provide feedback, data may be provided by them to confirm that the contract level of performance is being met.

Performance data should be collected on an ongoing basis and presented weekly or monthly depending on the requirements of the company and the level of activity of the provider. Performance data will be both “hard” and “soft”. Hard data will relate to such things as on time delivery, in full delivery, damage and costs. It may be possible to gather some soft data related to the dispatching and receiving companies’ perception of the service provided by the transporter in terms of such attributes as driver attitude, condition of vehicles and flexibility.

The report produced will act as a basis for providing feedback to providers on their performance and service delivery level. Some transporters will also compile performance reports for clients. These reports should provide the basis for regular discussion and review between the provider and the company. It is important the feedback is given in a constructive way. If there are service failures often, these will have been dealt with at the time. Discussion at review should be attempted to identify common reasons for failures and to jointly agree what must be done to prevent re-occurrence in the future. This is best done in the spirit of supply chain partnership rather than the traditional, more confrontational supplier – customer relationship. The feedback should also highlight successes and things done well.

Manajemen Transportasi – Monitoring, Kontrol dan Evaluasi

Misi utama dari transportasi adalah untuk melakukan pengiriman  barang/material pada waktu yang tepat, dengan jumlah dan kondisi yang tepat, ke tujuan yang tepat, dengan harga yang tepat/terjangkau. Untuk dapat mencapai misi tersebut, harus ada pendekatan terstruktur untuk pemilihan dan selanjutnya pemantauan (monitoring) dan kontrol terhadap transporternya atau penyedia transport.

Pada penulisan sebelumnya, kita telah melihat tahap pemilihan model / jenis transportasi yang digunakan berdasarkan empat kriteria kunci dan faktor-faktor operasional yang sangat berpengaruh dalam pemilihan ini.

Ketika suatu pengiriman / transportasi dijalankan atau berlangsung, banyak hal yang harus dimonitor dan dikontrol. Idealnya, harus ada orang atau karyawan atau bahkan unit khusus yang memonitor dan mengontrol setiap pengiriman / pergerakan barang atau material.

Berikut adalah tugas yang harus dijalankan oleh karyawan atau unit yang memonitor dan mengontrol selama pengiriman / pergerakan barang atau material berlangsung:

1. Melacak posisi barang atau material dan memperbarui waktu pengiriman.
2. Mengatur orang atau karyawan yang dibutuhkan selama pengiriman berlangsung.
3. Menangani isu-isu yang muncul atau masalah yang terjadi.
4. Membuat dokumentasi yang diperlukan selama pengiriman atau pergerakan berlangsung termasuk jika diperlukan untuk proses transit.
5. Memahami prosedur pengiriman atau pergerakan ke suatu daerah yang memerlukan kendali otoritas setempat, misalnya dokumentasi yang diperlukan untuk pengurusan bea dan cukai, permohonan ijin pengiriman dan sebagainya.
6. Menjaga aliran informasi antara semua pihak yang terkait berjalan dengan baik untuk memastikan keamanan dan keselamatan barang atau material serta semua personil yang terlibat selama proses pengiriman berlangsung, serta untuk memastikan agar semua syarat dan kondisi pengiriman sesuai dengan perjanjian atau kontrak yang telah dibuat.
7. Memberikan masukan secepatnya kepada pihak manajemen apabila ada hal-hal yang mendesak, misalnya harus ada perubahan rute atau waktu pengiriman.

Selain monitoring dan kontrol tersebut di atas, hal penting yang juga harus dilakukan adalah mengukur kinerja transporter atau penyedia transportasi untuk memastikan bahwa mereka melakukan persyaratan yang ditetapkan dalam kontrak atau perjanjian. Biasanya data yang dipakai diambil dari catatan pengiriman yang dilakukan oleh transporternya. Transporter akan memberikan data tersebut bergantung pada kondisi yang ditetapkan dalam kontrak atau ketika pengiriman telah selesai.

Evaluasi performa transporter sebaiknya dilakukan pada saat pengiriman berlangsung sampai selesai, hal ini bisa dilakukan berdasarkan data fisik dan juga data non-fisik. Data fisik antara lain ketepatan jumlah dan waktu pengiriman, apakah ada barang yang rusak serta biaya transportasi tersebut. Data non-fisik bisa berupa informasi yang didapat dari penerima mengenai pelayanan yang diberikan oleh transporter misalnya sikap dari sopir yang mengangkut, kondisi kendaraan yang dipakai juga fleksibilitas yang diberikan.

Hasil dari evaluasi performa ini akan dipakai sebagai dasar untuk memberikan masukan kepada transporter. Beberapa transporter juga biasanya membuat evaluasi performa untuk kliennya. Laporan atau hasil evaluasi ini sebaiknya dibuat sekonstruktif mungkin dan menjadi dasar untuk  klien/perusahaan dan transpoter berdiskusi dan saling memberikan masukan. Jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan maka bisa segera diambil jalan keluarnya dan juga bisa dipakai sebagai bahan pertimbangan untuk pengiriman berikutnya. Diskusi ini sebaiknya dilakukan dengan semangat mitra dalam supply chain daripada mengikuti cara lama konfrontasi antara klien dan penyedia.  Dalam evaluasi ini juga harus menyoroti keberhasilan yang dicapai dan hal-hal yang dilakukan dengan baik.